Microsoft IA Syntex – Miroslav Šraga

Microsoft 365 Archive – jak levně uvolnit místo na Sharepointu

Miroslav Šraga — Thu, 04 Apr 2024 14:22:40 +0000

Poslední dobou nás zákazníci oslovují s tím, že jim dochází místo v jejich Microsoft 365 tenantu a jestli na to nemáme řešení. Jedním z možných řešení může být právě Microsoft 365 Archive, která je součástí řešení Microsoft AI Syntex.

Jak lze řešit nedostatek místa na Sharepointu

Pokud vám dochází místo na Sharepointu, máte vlastně jen 2 možnosti. Dokoupit další prostor nebo nepotřebná data někam přesunout. Třeba právě do archivu. Microsoft 365 Archiv umožňuje uvolnit místo na Sharepointu a zároveň zachovat tato nepotřebná data jejich přesunutím do studeného úložiště (tzv. cold storage).

Když je Sharepoint site archivována, tak už nespotřebovává kvótu úložiště tenantu, ale účtuje se spotřeba v rámci služby Microsoft Azure.

Pozor Umístění v archivu znamená, že sharepoint site již není přístupná běžným uživatelům v organizaci.

Na všechna archivovaná data se automaticky aplikují stejné politiky zabezpečení či compliance politiky, ale za mnohem nižší cenu.

Výhody Microsoft 365 Archive

Microsoft slibuje mimořádně rychlou archivaci sharepoint sites o libovolné velikosti a o libovolném počtu. Možnost archivace automaticky platí také na týmy v rámci služby Microsoft Teams.

Při opětovné aktivaci (tedy navrácení dat zpět z archivu do sharepointu) jsou zachována všechna metadata a oprávnění.

Při archivaci dochází k fyzickému oddělení aktivního a neaktivního obsahu, to znamená, že archivovaná data leží na jiném místě než data aktivní.

Informace Pokud byste měli někdo obavy o to, kde archivovaná data fyzicky leží, tak mám pro vás dobrou zprávu. Vaše data zůstávají v evropské unii.

Kapacita tenantu

Předpokládám, že tyto informace čtete právě pro to, že vám dochází místo v úložišti (Sharepoint Online). A víte, jaká je vůbec kapacita vašeho tenantu? Pokud nevíte, tak přesnou informaci najdete v Sharepoint admin centru.

Kapacitu si ale také můžeze sami jednoduše spočítat.

Základní kapacita teantu, tedy prostor pro vaše společná data je 1 TB. Vždycky, I když vlastníte jen jednu licenci, která vás opravňuje používat Sharepoint.
K tomuto 1 TB si připočtěte dalších 10 GB za každého takto licencovaného uživatele.
A pokud jste si za nekřesťanské peníze dokoupili také dodatečný prostor pro Sharepoint v podobě File storage addonu, tak si tento prostor také připočtěte.

Příklad Pokud má vaše organizace 50 uživatelů, vaše kapacita úložiště pro společná data je přibližně 1,5TB.

Každý licencovaný uživatel má ještě svůj „vlastní“ prostor o velikosti 1 TB. Tento prostor je „navíc“ a z celkové kapacity tenantu se neodečítá.

Známá omezení

Co se omezení týče, tak nejdůležitějším omezením je aktuálně to, že tato služba je stále ve verzi Preview. To znamená, že Microsoft ji již poskytuje zákazníkům k otestování, ale funkcionalita může být omezená nebo se může měnit.

Ta nejdůležitější omezení tedy jsou:

Možnost archivovat maximálně 50 000 sharepoint sites. Schválně
Tím, že data uložená v archivu lze prohledávat pomocí eDiscovery, tak je nyní umožněno také exportovat pomocí eDiscovery rovnou z archivu bez nutnosti reaktivace. Ve veřejně dostupné verzi bude ale reaktivace nutná
Abyste mohli tenant přejmenovat, musí být všechny archivované sites reaktivovány
Archivovat lze pouze ty sites, které nejsou zálohovány pomocí služby Microsoft 365 backup. Před archivací tedy zálohu vypněte.
Před tím, než sharepoint site nebo tým archivujete, odeberte je ze synchronizace pomocí OneDrive klienta. Pokud to neuděláte, klient vyhlásí chybu.

Kolik služba stojí

No a konečně to nejdůležitější a to jsou ceny. Za co se vlastně platí.

Platí se za spotřebu úložiště. Ta je účtována měsíční sazbou 0,05 USD za 1 archivovaný GB.

Spotřeba je účtována pouze tehdy, když archivované úložiště plus aktivní úložiště v aplikaci SharePoint překročí limit kapacity úložiště SharePointu.

Jinými slovy, pokud jste v tenantu ještě nevyčerpali kapacitu úložiště, tak nevznikají žádné další náklady na archivované sites.

Příklad Kapacita vašeho tenantu je 1 TB. Z tohoto 1 TB máte obsazenu polovinu tedy přibližně 500 GB. Dalších 500 GB je neobsazených. Rozhodnete se, že 100 GB dat přesunete do archivu. Nyní máte tedy 400 GB obsazených v aktivním úložišti a 100 GB v archivu. A protože vaše data celkově zabírají půl terabajtu a druhá půlka je volná, nezaplatíte za archivaci nic.

Dále jsou zde poplatky za tzv reaktivaci, což je navrácení dat z archivu zpět do sharepointu. Reaktivace je zpoplatněna sazbou za obnovený GB.

Poplatek za reaktivaci je účtován bez ohledu na to, zda je tenant nad nebo pod svým kapacitním limitem služby SharePoint, a je účtován pouze v případě, že je reaktivace provedena více než sedm dní poté, co byla sharepoint site naposledy uvedena do stavu archivace.

Jednoduše Pokud reaktivujete do 7 dní od archivace, za reaktivaci neplatíte. Tato sedmidenní odkladná lhůta poskytuje možnost zvrátit náhodnou archivaci bez dodatečných nákladů.

Měsíční využití archivu se vypočítá jako součet využití všech aktuálně archivovaných sites. Využití každé site se rovná využití úložiště, které lze zjistit v Centru správy SharePoint.

Velikost archivované site, a tedy i úložiště, za které se účtuje, se může změnit pouze v případě, že se změní její obsah (například obsah přirozeně vyprší v koši nebo soubory odstraní zásady pro uchovávání dat).

Tabulka níže vám pomůže si představit úspory, kterých dosáhnete archivací obsahu na základě četnosti a procenta veškerého archivovaného obsahu, který obnovujete.

Klíčovým poznatkem je, že pokud nereaktivujete více než 30 % dat častěji než dvakrát ročně, dosáhnete největší možné úspory.

Ukázka aktivace služby, provedení archivace a reaktivace

Pro aktivaci Microsoft 365 Archive potřebujete službu AI Syntex a tedy potřebujete aktivní Azure předplatné a také předplatné Microsoft 365.

Více ve videu níže:

Závěrem

Možnosti zálohovat a archivovat data přímo v rámci platformy Microsoft 365 nám dlouho chyběly a museli jsme si pomáhat různými nástroji třetích stran. A i když jsou obě služby zatím ve verzi preview a mají svá omezení, tak jsem přesvědčený o tom, že budou mezi IT profesionály a koncovými zákazníky velmi oblíbenými.

Užitečné odkazy

Scénáře a případy použití pro Microsoft Syntex
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/syntex/archive/archive-overview
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/syntex/archive/archive-pricing

Microsoft 365 Backup (Preview)
https://learn.microsoft.com/cs-cz/microsoft-365/syntex/backup/backup-overview

Jak zálohovat data v Microsoft 365

Miroslav Šraga — Thu, 04 Apr 2024 13:47:51 +0000

Vyzkoušel jsem Microsoft 365 Backup, který je nově součástí Microsoft AI Syntex. Služba Microsoft 365 Backup je v současné době ve fázi tzv. Preview a do organizací se začne zavádět na začátku roku 2024.

Microsoft 365 Backup poskytuje moderní možnosti zálohování a obnovení pro SharePoint, Exchange Online a OneDrive pro firmy. Díky Microsoft 365 Backup vaše organizace ví, že se váš obsah bezpečně a efektivně zálohuje a dá se obnovit během několika hodin.

Kolik zálohování stojí, jak jej nastavit, nebo jaké jsou jeho limity? Zkoukněte video.

Microsoft AI Syntex: Váš inteligentní asistent pro správu obsahu

Miroslav Šraga — Sun, 18 Feb 2024 12:23:03 +0000

Microsoft Syntex je cloudová služba, která využívá umělou inteligenci (AI) k automatizaci zpracování obsahu a extrakci znalostí. Pomáhá transformovat obsah do strukturovaných dat, která lze snadno vyhledávat, analyzovat a opakovaně používat. Služba Microsoft Syntex nabízí celou způsobů využití pro zlepšení správy obsahu v podniku.

Nabízí inteligentní zpracování dokumentů využívá umělou inteligenci (AI) a pokročilé strojové učení k automatickému a promyšlenému hledání, organizování a klasifikaci dokumentů ve vašich knihovnách SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive for Business a Exchange.

Jak Microsoft AI Syntex pomáhá firmám?

Microsoft Syntex umožňuje vytvářet moderní šablony na základě nejčastěji používaných obchodních dokumentů a tyto šablony pak využívat k automatickému generování nových dokumentů pomocí seznamů v rámci Microsoft SharePoint nebo uživatelských vstupů jako zdroje dat. Tímto způsobem může Syntex pomoci firmám zefektivnit jejich procesy a zvýšit produktivitu.

Výhody Microsoft AI Syntex

Hlavní výhody Microsoft AI Syntex zahrnují:

1. Pochopení a shromažďování obsahu: Díky funkcím tagování (štítkování), shrnutí, překladu a možnostem automatického sestavování může Syntex pomoci firmám efektivněji spravovat obsah.

2. Vyhledávání opětovné využívání obsahu: Vyhledávání s využitímn technologie AI, elektronický podpis a integrace do podnikových procesů na bázi umělé inteligence umožňují společnostem efektivněji vyhledávat a opakovaně používat jejich obsah.

3. Analýza a ochrana obsahu: Obsah je po celou dobu svého životního cyklu chráněn a analyzován pomocí zabezpečení a dodržování předpisů, zálohování a obnovy a pokročilé správy obsahu s využitím AI.

4. Automatizace procesů souvisejících s obsahem: Syntex dokáže zachytit informace v obchodních dokumentech a přeměnit je na funkční znalosti vaší organizace, čímž automatizuje obsahové procesy a zvyšuje produktivitu.

5. Zlepšení přesnosti vyhledávání a řízení rizik v oblasti dodržování předpisů: Díky službám a funkcím umělé inteligence pro obsah můžete začlenit porozumění obsahu a jeho klasifikaci přímo do toku správy obsahu, zlepšit přesnost vyhledávání a řídit rizika shody s předpisy.

Souhrnně řečeno, Microsoft AI Syntex může společnostem pomoci zefektivnit procesy správy obsahu, zvýšit produktivitu a efektivněji řídit rizika (ne)shody s předpisy. Je to výkonný nástroj pro firmy všech velikostí.

Syntex nabízí 11 základních funkcí

Microsoft Syntex podporuje více než 300 různých typů obsahu a zahrnuje 11 funkcí. Jedná se o tyto funkce:

Vylepšení (obohacení) obsahu: Umělá inteligence bez nutnosti znalosti kódu (no-code), která vylepšuje váš obsah a pomáhá vám porozumět a strukturovat informace, čímž zjednodušuje vaše obchodní postupy.
Zpracování dokumentů: Pomůže vám porozumět informacím, označit je a zabezpečit, přičemž integruje umělou inteligenci ze služeb Microsoft Azure, AI Builder a dalších zdrojů společnosti Microsoft.
Sumarizace: Využívá umělou inteligenci k vytváření souhrnů obsahu, které na vyžádání destilují klíčové body.
Sestavování obsahu: Pomáhá uživatelům automaticky generovat dokumenty pomocí šablon a metadat.
Zpracování obrázků, zvuku a videa: Umožňuje uživatelům zpracovávat a označovat obrázky pomocí téměř 10 000 automaticky rozpoznaných objektů „out of box“ a extrahovat text z obrázků v aplikacích SharePoint a Exchange pomocí optického rozpoznávání znaků (OCR).
Propojení: Pomáhá uživatelům propojovat, objevovat a opakovaně používat obsah pomocí vyhledávání s umělou inteligencí.
Elektronický podpis: Jedním z nejrychleji rostoucích typů transakcí s obsahem je elektronický podpis. Žádosti o elektronický podpis můžete odesílat pomocí aplikací Syntex, Adobe Acrobat Sign, DocuSign nebo některého z dalších partnerských řešení společnosti Microsoft pro elektronický podpis.
Vyhledávání: Staví na platformě Microsoft Search a poskytuje efektivní způsoby dotazování, tvarování a vyhledávání obsahu a dat obsažených v souborech.
Anotace: Můžete používat anotace – inkoust, poznámky, redigování, razítka a komentáře – k jakémukoli obsahu, aniž byste museli měnit původní soubory.
Zpracování pravidel obsahu: Syntex pro zpracování obsahu umožňuje vytvářet jednoduchá pravidla pro spuštění návazných akcí v posloupnosti úloh, jako je transakce, upozornění nebo pracovní postup (workflow).
Akcelerátory a šablony: Společnost Microsoft poskytuje řadu akcelerátorů aplikací pro běžné vzory a scénáře, s nimiž se organizace setkávají.

Další rozšířené funkce: Microsoft 365 Archive (Preview)

Další rozšířené funkce: Microsoft 365 Backup (Preview)

Microsoft 365 Archive je nákladově přijatelné řešení úložiště pro neaktivní nebo historická data v SharePointu. Vzhledem k tomu, že se data archivují v rámci prostředí Microsoftu, jsou také zachována pravidla pro zabezpečení obsahu, dodržování předpisů, vyhledávání a také metadata. Tato fuknce je zatím v tzv. Preview a momentálně ji testujeme.

Cena Microsoft AI Syntex

Microsoft AI Syntex je k dispozici na bázi platby za použití prostřednictvím Azure předplatného. Fakturace je založena na celkovém počtu zpracovaných stránek, přičemž Microsoft účtuje 0,10 USD za stránku pro nestrukturované dokumenty a 0,01 USD za stránku pro předdefinované dokumenty.

Závěr

Microsoft AI Syntex je silným nástrojem pro správu obsahu, který může pomoci firmám zefektivnit jejich procesy a zvýšit produktivitu. Jeho výhody převažují nad jeho náklady, což ho činí atraktivním řešením pro firmy všech velikostí. Obrovskou výhodou je, že jej lze platit v rámci Azure předplatného a tedy zpětně podle toho, jak jej zrovna využíváte. A pokud si pořídíte předplatné od Microsoft partnera v rámci programu CSP, platíte zpětně na fakturu a to i v EURech nebo korunách bez nutnosti kamkoliv zadávat platební kartu.