Archiv – Miroslav Šraga

Exchange Online In-Place Archiv nearchivuje

Miroslav Šraga — Fri, 14 Nov 2025 15:18:16 +0000

V posledních dnech jsem narazil na několik na sobě nezávislých problémů, které se týkaly archivace e-mailů v Exchange Online. Když budu konkrétnější, tak jsem řešil, proč Archiv úplně nearchivuje. V tomto článku se tedy zaměřím na věci kolem In-Place Archive.

Na hraně kapacit - kdy potřebujete archiv?

Nejprve si pojďme říci něco o kapacitách v rámci předplatného, které Exchange Online.

Exchange Online nabízí dvě hlavní varianty licencí – Plan 1 a Plan 2. Obě poskytují profesionální e-mailové služby, ale liší se zejména ve velikosti schránky, možnostmi archivace a pokročilých funkcích.

Základní velikost primární schránky

Exchange Online Plan 1
- Velikost primární schránky: 50 GB
- Po dosažení limitu nelze přijímat nové zprávy, dokud se neuvolní místo nebo neaktivuje archiv.
Exchange Online Plan 2
- Velikost primární schránky: 100 GB
- Vhodné pro uživatele s vysokým objemem e-mailů nebo dlouhodobou archivací.

Archivace e-mailů = In-Place Archive

Archivace je klíčová pro dlouhodobé uchování e-mailů bez nutnosti jejich mazání, když je vyčerpána kapacita primární schránky.

Plan 1
- Archiv je dostupný, ale musí se ručně aktivovat (není zapnutý defaultně).
- Velikost archivu: 50 GB (bez auto-expanding).
Plan 2
- Archiv je součástí licence.
- Velikost archivu: neomezená díky funkci Auto-Expanding Archive (po dosažení 100 GB se automaticky přidává další prostor).
- Podmínky: Auto-expanding je dostupný pouze pro cloudové archivy, ne pro on-prem.

Přehledová tabulka:

Funkce	Plan 1	Plan 2
Primární schránka	50 GB	100 GB
Archivace	Volitelný doplněk	Součást licence
Velikost archivu	50 GB	Neomezená (Auto-Expanding)
MRM politiky	Ano	Ano
Litigation Hold	Ne	Ano
In-Place Hold	Ne	Ano

Jak aktivovat archiv

Exchange Online Archiv lze aktivovat dvěma způsoby (mimo jiné).

Aktivace pomocí Exchange Admin Centra (EAC)

Přihlaste se do EAC (https://admin.exchange.microsoft.com)
Recipient → Mailboxes
Vyberte schránku, pro kterou chcete aktivovat archiv
V pravé části se zobrazí detail schránky – klikněte na záložku „Others/Ostatní“
Archiv aktivujte pomocí „Manage mailbox archive“

Aktivace pomocí Exchange Online Powershell

# Připojení k Exchange Online Powershell
Connect-ExchangeOnline

# Aktivace Archivu
Enable-Mailbox jan.novak@365lab.cz -Identity -Archive

# Deaktivace Archivu
Disable-Mailbox jan.novak@365lab.cz -Identity -Archive

Jak archivace funguje

Exchange Server a Exchange Online obsahují několik asistentů (úlohy na pozadí), které provádějí automatizované zpracování dat poštovní schránky. Nás bude zajímat Managed Folder Assistant (MFA).

Pozor V tomto článku a v souvislosti s archivací se používá zkratka MFA. Nejedná se v tomto přípdadě o více-faktorové ověření, ale o Managed Folder Assistant.

Managed Folder Assistant (MFA) je systémový proces v Exchange Serveru a Exchange Online, který automaticky aplikuje retenční politiky na položky v poštovních schránkách. Je klíčový pro správu životního cyklu e-mailů, včetně jejich přesunu do archivní schránky.

Co MFA dělá

Vyhodnocuje retenční politiky (Exchange MRM i Microsoft 365) a aplikuje je na položky.
Označuje zprávy metadaty, která určují datum vypršení retenční lhůty.
Provádí akce definované v retenčních značkách:
- Smazání (trvale nebo s možností obnovy)
- Přesun do archivu (In-Place Archive).

Práce s archivací

Pokud je v politice definována značka (retention tag) „Move to Archive“, MFA po dosažení stáří položky, přesune zprávu z primární schránky do archivu.
Archivace pomáhá udržet primární schránku přehlednou a zároveň uchovat starší e-maily pro vyhledávání.
MFA zajišťuje, že položky označené pro archivaci se přesunou automaticky, bez zásahu uživatele.

Jak MFA pracuje: MFA Běží na základě work cycle modelu – v Exchange Online obvykle zpracuje každou schránku alespoň jednou týdně.

Podmínky pro zpracování

Schránka musí mít přiřazenou retenční politiku.
Musí obsahovat alespoň 10 MB dat (indikace aktivního používání).
MFA kombinuje značky z Exchange MRM politik a Microsoft 365 retenčních politik (v cloudu).

Řešení problémů s archivací

Aby byla automatická archivace funkční, musí mít schránka přidělenou tzv. retenční politiku. Tato politika musí obsahovat akci (tag) „MoveToArchive“

V případě, že zprávy nejsou přesovány do archivu tak jako první je potřeba zkontrolovat, zda-li má schránka přidělenou retenční politiku. Výchozí retenční politika je „Default MRM Policy“ a výchozí hodnota je 730 dní. To znamená, že zprávy, které jsou starší než 2 roky by měly být automaticky přesouvány do Online Archivu.

# Zjištění přidělené retenřní politiky pro danou schránu
Get-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" | FL RetentionPolicy

# Výstup:
RetentionPolicy : Default MRM Policy

V rámci přidělené retenční politiky je potřeba se podívat zda obsahuje tag „MoveToArchive“

# Seznam všech retenčních politik
Get-RetentionPolicy

# Je potřeba zkontrolovat RetentionPolicyTagLinks
Get-RetentionPolicy -Identity "Default MRM Policy" | FL *

# Zobrazí seznam všech tagů v rámci retention policy
$policy = Get-RetentionPolicy -Identity "Default MRM Policy"
$policy.RetentionPolicyTagLinks

# viz výše, ale jiný pohled na data
$tags = (Get-RetentionPolicy -Identity "Default MRM Policy").RetentionTags
$tags | ForEach-Object { Get-RetentionPolicyTag -Identity $_ | FL Name,Type,RetentionAction,AgeLimitForRetention,RetentionEnabled }

Obráceně lze ještě ověřit, ve kterých retenčních politikách je retention tag „MoveToArchive“

Get-RetentionPolicyTag | Where-Object {$_.Type -eq "All" -and $_.RetentionAction -eq "MoveToArchive"} | FL Name,AgeLimitForRetention,RetentionEnabled

# Výstup
Name                 : Default 2 year move to archive
AgeLimitForRetention : 730.00:00:00
RetentionEnabled     : True

Pokud jsou retenční politiky nastaveny správně, je potřeba zkontrolovat, zda-li se In-Place Archiv správně vytvořil.

# Informace o Archive mailboxu
Get-MailboxStatistics -Identity "jan.novak@365lab.cz" -Archive
Get-MailboxStatistics -Identity "jan.novak@365lab.cz" -Archive | FL DisplayName,TotalItemSize,ItemCount,LastLogonTime,Database,ServerName

Pokud je vše správně:

DisplayName – odpovídá tomu, co je vidě v EAC a obsahuje In-Place (nebo vlastní název, která jste zvolili)
TotalItemSize – velikost schránky archivu
ItemCount – počet objektů v archivu je větší jak 0
Database a ServerName musí obsahovat data navázaná na Exchange Online

# Vrací základni informace o archivu
Get-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" | FL ArchiveDatabase,ArchiveStatus,ArchiveState

# Výstup
ArchiveDatabase : EURP189DG124-db376
ArchiveStatus   : Active
ArchiveState    : Local

Pokud je vše správně:

ArchiveDatabase – musí odpovídat údajům Exchange Online, typicky EUR*****
ArchiveStatus
- Active – archiv je aktivní
- None – archiv není aktivní
ArchiveState
- Local – lokální v Exchange Online
- HostedPending – Hybrid deployment – stav před tím, než proběhne directory synchronisation
- HostedProvisioned – Hybrid deployment – stav po té, co proběhla synchronizace
- None – archiv není aktivní

Pokud i zde je všechno v pořádku, může být problém ještě v tom, že na schránce je aktivní hold (RetentionHold, LitigationHold).

# Kontrola, zda je na schránce aktivní Hold
Get-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" | FL RetentionHoldEnabled,LitigationHoldEnabled

RetentionHoldEnabled  : True
LitigationHoldEnabled : False

Ve výše uvedeném příkladu je vidět, že RetentionHoldEnabled je nastaveno na hodnotu True. To je špatně, protože, aby mohl správně fungovat Managed Folder Assistant, nesmí být na schránce aktivní hold.

Toto je záměr Microsoftu: Blokování uchovávání dat (Hold) pozastaví všechny akce MRM (včetně akce MoveToArchive), aby položky nebyly během zvláštních okolností (např. dovolená, právní důvody) odstraněny ani přesunuty.

# Vypnutí  Retention Hold
Set-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" -RetentionHoldEnabled:$false

# Vypnutí  Litigation Hold
Set-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" -LitigationHoldEnabled:$false

# Kontrola, zda je na schránce aktivní Hold
Get-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" | FL RetentionHoldEnabled,LitigationHoldEnabled

# Výstup - zde je vše v pořádku
RetentionHoldEnabled  : False
LitigationHoldEnabled : False

Urychlení zpracování MRM

Po té, co je tedy vypnutý hold, je možné vynutit zpracování MFA pomocí powerhsell příkazu:

# Urychlení procesu MFA (managed Folder Assistant)
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "jan.novak@365lab.cz"

# Kontrola, zda data do archivu přibývají
Get-MailboxStatistics -Identity "jan.novak@365lab.cz" -Archive | FL DisplayName,TotalItemSize,ItemCount,LastLogonTime,Database,ServerName

Microsoft 365 Archive – jak levně uvolnit místo na Sharepointu

Miroslav Šraga — Thu, 04 Apr 2024 14:22:40 +0000

Poslední dobou nás zákazníci oslovují s tím, že jim dochází místo v jejich Microsoft 365 tenantu a jestli na to nemáme řešení. Jedním z možných řešení může být právě Microsoft 365 Archive, která je součástí řešení Microsoft AI Syntex.

Jak lze řešit nedostatek místa na Sharepointu

Pokud vám dochází místo na Sharepointu, máte vlastně jen 2 možnosti. Dokoupit další prostor nebo nepotřebná data někam přesunout. Třeba právě do archivu. Microsoft 365 Archiv umožňuje uvolnit místo na Sharepointu a zároveň zachovat tato nepotřebná data jejich přesunutím do studeného úložiště (tzv. cold storage).

Když je Sharepoint site archivována, tak už nespotřebovává kvótu úložiště tenantu, ale účtuje se spotřeba v rámci služby Microsoft Azure.

Pozor Umístění v archivu znamená, že sharepoint site již není přístupná běžným uživatelům v organizaci.

Na všechna archivovaná data se automaticky aplikují stejné politiky zabezpečení či compliance politiky, ale za mnohem nižší cenu.

Výhody Microsoft 365 Archive

Microsoft slibuje mimořádně rychlou archivaci sharepoint sites o libovolné velikosti a o libovolném počtu. Možnost archivace automaticky platí také na týmy v rámci služby Microsoft Teams.

Při opětovné aktivaci (tedy navrácení dat zpět z archivu do sharepointu) jsou zachována všechna metadata a oprávnění.

Při archivaci dochází k fyzickému oddělení aktivního a neaktivního obsahu, to znamená, že archivovaná data leží na jiném místě než data aktivní.

Informace Pokud byste měli někdo obavy o to, kde archivovaná data fyzicky leží, tak mám pro vás dobrou zprávu. Vaše data zůstávají v evropské unii.

Kapacita tenantu

Předpokládám, že tyto informace čtete právě pro to, že vám dochází místo v úložišti (Sharepoint Online). A víte, jaká je vůbec kapacita vašeho tenantu? Pokud nevíte, tak přesnou informaci najdete v Sharepoint admin centru.

Kapacitu si ale také můžeze sami jednoduše spočítat.

Základní kapacita teantu, tedy prostor pro vaše společná data je 1 TB. Vždycky, I když vlastníte jen jednu licenci, která vás opravňuje používat Sharepoint.
K tomuto 1 TB si připočtěte dalších 10 GB za každého takto licencovaného uživatele.
A pokud jste si za nekřesťanské peníze dokoupili také dodatečný prostor pro Sharepoint v podobě File storage addonu, tak si tento prostor také připočtěte.

Příklad Pokud má vaše organizace 50 uživatelů, vaše kapacita úložiště pro společná data je přibližně 1,5TB.

Každý licencovaný uživatel má ještě svůj „vlastní“ prostor o velikosti 1 TB. Tento prostor je „navíc“ a z celkové kapacity tenantu se neodečítá.

Známá omezení

Co se omezení týče, tak nejdůležitějším omezením je aktuálně to, že tato služba je stále ve verzi Preview. To znamená, že Microsoft ji již poskytuje zákazníkům k otestování, ale funkcionalita může být omezená nebo se může měnit.

Ta nejdůležitější omezení tedy jsou:

Možnost archivovat maximálně 50 000 sharepoint sites. Schválně
Tím, že data uložená v archivu lze prohledávat pomocí eDiscovery, tak je nyní umožněno také exportovat pomocí eDiscovery rovnou z archivu bez nutnosti reaktivace. Ve veřejně dostupné verzi bude ale reaktivace nutná
Abyste mohli tenant přejmenovat, musí být všechny archivované sites reaktivovány
Archivovat lze pouze ty sites, které nejsou zálohovány pomocí služby Microsoft 365 backup. Před archivací tedy zálohu vypněte.
Před tím, než sharepoint site nebo tým archivujete, odeberte je ze synchronizace pomocí OneDrive klienta. Pokud to neuděláte, klient vyhlásí chybu.

Kolik služba stojí

No a konečně to nejdůležitější a to jsou ceny. Za co se vlastně platí.

Platí se za spotřebu úložiště. Ta je účtována měsíční sazbou 0,05 USD za 1 archivovaný GB.

Spotřeba je účtována pouze tehdy, když archivované úložiště plus aktivní úložiště v aplikaci SharePoint překročí limit kapacity úložiště SharePointu.

Jinými slovy, pokud jste v tenantu ještě nevyčerpali kapacitu úložiště, tak nevznikají žádné další náklady na archivované sites.

Příklad Kapacita vašeho tenantu je 1 TB. Z tohoto 1 TB máte obsazenu polovinu tedy přibližně 500 GB. Dalších 500 GB je neobsazených. Rozhodnete se, že 100 GB dat přesunete do archivu. Nyní máte tedy 400 GB obsazených v aktivním úložišti a 100 GB v archivu. A protože vaše data celkově zabírají půl terabajtu a druhá půlka je volná, nezaplatíte za archivaci nic.

Dále jsou zde poplatky za tzv reaktivaci, což je navrácení dat z archivu zpět do sharepointu. Reaktivace je zpoplatněna sazbou za obnovený GB.

Poplatek za reaktivaci je účtován bez ohledu na to, zda je tenant nad nebo pod svým kapacitním limitem služby SharePoint, a je účtován pouze v případě, že je reaktivace provedena více než sedm dní poté, co byla sharepoint site naposledy uvedena do stavu archivace.

Jednoduše Pokud reaktivujete do 7 dní od archivace, za reaktivaci neplatíte. Tato sedmidenní odkladná lhůta poskytuje možnost zvrátit náhodnou archivaci bez dodatečných nákladů.

Měsíční využití archivu se vypočítá jako součet využití všech aktuálně archivovaných sites. Využití každé site se rovná využití úložiště, které lze zjistit v Centru správy SharePoint.

Velikost archivované site, a tedy i úložiště, za které se účtuje, se může změnit pouze v případě, že se změní její obsah (například obsah přirozeně vyprší v koši nebo soubory odstraní zásady pro uchovávání dat).

Tabulka níže vám pomůže si představit úspory, kterých dosáhnete archivací obsahu na základě četnosti a procenta veškerého archivovaného obsahu, který obnovujete.

Klíčovým poznatkem je, že pokud nereaktivujete více než 30 % dat častěji než dvakrát ročně, dosáhnete největší možné úspory.

Ukázka aktivace služby, provedení archivace a reaktivace

Pro aktivaci Microsoft 365 Archive potřebujete službu AI Syntex a tedy potřebujete aktivní Azure předplatné a také předplatné Microsoft 365.

Více ve videu níže:

Závěrem

Možnosti zálohovat a archivovat data přímo v rámci platformy Microsoft 365 nám dlouho chyběly a museli jsme si pomáhat různými nástroji třetích stran. A i když jsou obě služby zatím ve verzi preview a mají svá omezení, tak jsem přesvědčený o tom, že budou mezi IT profesionály a koncovými zákazníky velmi oblíbenými.

Užitečné odkazy

Scénáře a případy použití pro Microsoft Syntex
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/syntex/archive/archive-overview
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/syntex/archive/archive-pricing

Microsoft 365 Backup (Preview)
https://learn.microsoft.com/cs-cz/microsoft-365/syntex/backup/backup-overview