Exchange – Miroslav Šraga

Nový Outlook: „Nelze přesouvat e‑maily mezi účty.“ Proč to nejde a jak to povolit (OWA mailbox policy)

Miroslav Šraga — Thu, 07 May 2026 10:53:32 +0000

Narazil jsem na klasický scénář: uživatel má v novém Outlooku (New Outlook for Windows) přidané dva samostatné (licencované) mailboxy a chce mezi nimi přesouvat nebo kopírovat zprávy. Místo toho vyskočí hláška:

Nelze přesouvat e‑maily mezi účty. Váš správce omezil přesun e‑mailů z tohoto účtu nebo z tohoto účtu.

Ve starém (classic) Outlooku to často “nějak” fungovalo, takže to působí jako bug. Realita je jiná: je to řízené politikou v Exchange Online (OWA mailbox policy) a pro “enterprise/work” účty je to defaultně vypnuté.

Co je to za problém a jak se projevuje

V novém Outlooku (a stejně tak v OWA) se uživatel pokusí přesunout (Move) nebo zkopírovat (Copy) e‑mail z účtu A do účtu B (typicky drag&drop v levém stromu složek). Okamžitě se zobrazí hláška, že správce přesun omezil.

Důležité: tohle není “lokální nastavení Outlooku”. Je to nastavení v Exchange Online (na úrovni tenantu), které nový Outlook respektuje.

Proč to tak je (a co to řídí)

Microsoft tuhle funkci pro nové Outlooky/OWA dal pod OWA mailbox policy a přidal parametr:

ItemsToOtherAccountsEnabled – určuje, jestli uživatel může přesouvat/kopírovat e‑maily mezi účty.

Z Message Center / popisu rolloutů vyplývá, že pro enterprise je to defaultně False, tedy zakázané, a admin si to musí vědomě povolit.

Když je to vypnuté, uživatel narazí přesně na tu hlášku „Your administrator has restricted moving emails…“ (v češtině “Váš správce omezil…”) a nepůjde ani drag&drop ani Move/Copy mezi účty.

Co budeme potřebovat?

Exchange Online PowerShell (modul ExchangeOnlineManagement) a možnost se připojit do tenantu.

Stejně jako u jiných OWA policy nastavení, není to „zatržítko“ v Outlooku, ale řeší se to na úrovni Exchange politik.

Rychlé povolení (globálně pro existující policy) – PowerShell

Upozornění: Zásah do OWA mailbox policy může dopadnout na více uživatelů. Pokud nechcete povolit všem, přeskočte rovnou na kapitolu 5 (individuální policy).

Níže je “rychlá” varianta: zapnete to na konkrétní existující policy (často Default). Samotný parametr a jeho nastavení je součástí Set-OwaMailboxPolicy.

# ------------------------------------------------------------
# 1) Připojení k Exchange Online
# ------------------------------------------------------------
# (přihlaste se účtem s odpovídajícími právy) 
# viz. (https://www.sraga.cz/jak-povolit-specificky-typ-souboru-v-exchange-online-novem-outlooku/
# https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchangepowershell/new-owamailboxpolicy?view=exchange-ps
Connect-ExchangeOnline

# ------------------------------------------------------------
# 2) Zjištění aktuálního stavu OWA mailbox policies
# ------------------------------------------------------------
# ItemsToOtherAccountsEnabled = False znamená: mezi účty nepůjde Move/Copy 
Get-OwaMailboxPolicy | Select-Object Name, ItemsToOtherAccountsEnabled


# ------------------------------------------------------------
# 3) Povolení přesunu/kopie mezi účty na vybrané policy
# ------------------------------------------------------------
# Parametr ItemsToOtherAccountsEnabled je přímo součást Set-OwaMailboxPolicy
Set-OwaMailboxPolicy -Identity "OwaMailboxPolicy-Default" -ItemsToOtherAccountsEnabled $true

Po povolení bude možné přesouvat mezi účty drag&drop, klávesovými zkratkami a přes kontextové menu Move/Copy (pokud je politika povolená).

Doporučený postup: individuální policy + přiřazení jen vybraným uživatelům

Za mě je nejlepší udělat to stejně jako u jiných “citlivějších” OWA věcí: vytvořit vlastní OWA mailbox policy a přiřadit ji jen lidem, kteří to opravdu potřebují (účtárna, servisní mailboxy, recepce, apod.). OWA mailbox policy je použitá pro Outlook on the web i nový Outlook pro Windows.

Vytvoření nové OWA mailbox policy

Microsoft pro vytvoření nové policy nabízí cmdlet New-OwaMailboxPolicy (vytvoří policy, změny se pak nastavují přes Set-OwaMailboxPolicy).

# ------------------------------------------------------------
# 1) Připojení k Exchange Online
# ------------------------------------------------------------
Connect-ExchangeOnline 

# ------------------------------------------------------------
# 2) Vytvoření nové OWA mailbox policy
# ------------------------------------------------------------
New-OwaMailboxPolicy -Name "MoveBetweenAccounts"
# New-OwaMailboxPolicy vytvoří novou policy; konfigurace se pak dělá Set-OwaMailboxPolicy

# ------------------------------------------------------------
# 3) Zapnutí přesunu/kopie mezi účty v nové policy
# ------------------------------------------------------------
Set-OwaMailboxPolicy -Identity "MoveBetweenAccounts" -ItemsToOtherAccountsEnabled $true

Přiřazení policy konkrétnímu uživateli (individuálně)

Pro přiřazení OWA mailbox policy na mailbox se používá Set-CASMailbox a parametr -OwaMailboxPolicy. Microsoft Learn přímo uvádí v syntaxi Set-CASMailbox parametr -OwaMailboxPolicy.

# Přiřazení OWA policy uživateli (mailboxu)
Set-CASMailbox -Identity "uzivatel@firma.cz" -OwaMailboxPolicy "MoveBetweenAccounts"

A kdybyste chtěli policy naopak odebrat a vrátit mailbox na defaultní chování, Set-CASMailbox podporuje nastavení klientských přístupů včetně OWA – syntakticky je tedy možné policy změnit/odpojit stejným mechanismem (tj. změnou hodnoty parametru).

Alternativa: vytvoření policy přes GUI (EAC)

Pokud radši klikáte: Postup vytvoření policy v Exchange admin center přes Roles > Outlook web app policies a následnou konfiguraci feature/file access.

Ověření a poznámky (propagace změn)

Get-OwaMailboxPolicy | Select-Object Name, ItemsToOtherAccountsEnabled

Kdy se změna projeví?

U vytváření a změn OWA mailbox policies Microsoft uvádí, že změny mohou trvat až 60 minut, než se plně projeví.

V praxi často pomůže i “uživatelská klasika”: odhlásit/přihlásit (u OWA) nebo restartovat aplikaci.

Exchange Online: Microsoft vypne Basic authentication pro Client Submission (SMTP AUTH)

Miroslav Šraga — Mon, 05 Jan 2026 09:53:22 +0000

Microsoft provede postupné vypnutí (ukončení podpory) Basic autentizace pro „Client Submission“ (SMTP AUTH) v Exchange Online. Start je 1. března 2026 s postupným odmítáním části požadavků a finální vypnutí proběhne 30. dubna 2026. Po tomto datu musí všechny aplikace a zařízení při odesílání přes SMTP AUTH používat OAuth (Modern Authentication), jinak pokus o odeslání skončí chybou.

Co přesně se mění

Microsoft ukončí podporu (vypne) Basic autentizace (uživatelské jméno + heslo v prostém textu) pro Client Submission / SMTP AUTH v Exchange Online.
Po dokončení se pokusy odesílat poštu přes Basic auth vrátí chybu 550 5.7.30 – Basic authentication is not supported for Client Submission. [techcommun…rosoft.com]
Zůstává funkční SMTP AUTH s OAuth (XOAUTH2), tedy moderní (tokenová) autentizace s podporou MFA a Conditional Access.

Proč se to děje

No, přece, abychom se my, „ajťáci“ měli čím bavit v prvním kvartále.

Ale teď vážně. Naprosté většině firem a zejména konzervativním ajťákům, se tato změna líbit opravdu nebude. Na druhou stranu – basic autentizace je zastaralá a riziková: přihlašovací údaje se posílají při každém požadavku v textové podobě a tento typ ověření neumožňuje bezpečnostní politiky jako MFA.

Microsoft dlouhodobě migruje své služby na moderní autentizaci; hlavní protokoly (EAS/IMAP/POP/EWS/Autodiscover) byly vypnuty už v roce 2022–2023; Pro SMTP AUTH byla tehdy výjimka, kterou nyní Microsoft definitivně uzavírá. O tomto plánu víme již od roku 2019, ale přiznejme si, kdo z vás to řešil a připravoval se? Chápu.

A víte, že původní plán, vypnutí podpory basic autentizace pro SMTP byl původně plánován na září 2025?

Koho se změny dotknou?

Line-of-business aplikace, skripty, tiskárny/MFD, skenery, dohledové systémy, ERP/CRM a další řešení, která dnes posílají poštu přes smtp.office365.com s uživatelským jménem/heslem.
Hybridní prostředí s Exchange On‑Prem, která přes cloud relayují poštu základní autentizací.

Jak bude změna probíhat (harmonogram)

1. března 2026: Microsoft provede zahájení – malá část pokusů o autentizaci Basic bude odmítnuta (globálně, napříč tenanty).
Do 30. dubna 2026: Microsoft provede plné vypnutí – 100 % pokusů o Basic bude odmítnuto.
Po 30. dubnu 2026: Basic už nebude na koncových bodech smtp.office365.com a smtp-legacy.office365.com podporován.

Poznámka Microsoft o změně informoval i přes Message Center (MC786329); v červnu 2025 byla oficiálně potvrzena aktualizace termínu na březen–duben 2026.

Co udělat teď: praktický plán v 5 krocích

1) Zmapujte používání Basic SMTP v tenantu

V Exchange Admin Center (EAC) je k dispozici SMTP AUTH Clients Submission Report (sloupec Authentication Protocol vám ukáže Basic vs. OAuth).

Report je možné vyžádat i jako detailní export.

Exchange Online Admin Center > Reports > Mail Flow> SMTP AUTH clients report

Přímý odkaz: https://admin.cloud.microsoft/exchange?#/reports/smtpauthmailflowdetails

Na obrázku je vidět cílový stav, tedy v ideálním neprobíhá žádná SMTP autentizace. Nicméně, realita bude v produkčních tenantech jiná. To, na co se zamřte, je sloupec Authentication Protocol a v něm hodnota Basic Authentication

Alternativně využijte Exchange Online PowerShell Historical Search k rychlé identifikaci zdrojů Basic SMTP:


# Vytvoření historického reportu pro SMTP Client Submission
Start-HistoricalSearch -ReportTitle "SMTPBasicAuth_Audit" -ReportType "SmtpCSReport" `
  -StartDate (Get-Date).AddDays(-7) -EndDate (Get-Date) -NotifyAddress admin@domena.cz

# Kontrola průběhu
Get-HistoricalSearch | Select Identity, SubmitDate, Status, ReportTitle, EstimatedCompletionTime, JobProgress

2) Zvolte adekvátní náhradu

Primárně: přejděte na OAuth pro SMTP AUTH (XOAUTH2).
Postup „Authenticate an IMAP, POP or SMTP connection using OAuth“ popisuje registraci aplikace, přidělení oprávnění a získání tokenu.
Pokud OAuth není k dispozici:
- Microsoft 365 High Volume Email (HVE) – hromadná interní pošta v tenantu (GA cíl: březen 2026);
  Microsoft prodloužil podporu Basic autentizace v HVE do září 2028 pro vybrané scénáře.
- Exchange On‑Prem (hybrid) – vytvořte Receive Connector pro relay; autentizaci Basic ponecháte on‑prem (mimo Exchange Online).
- Azure Communication Services Email – pro odesílání na interní i externí adresy.
  
  Azure Communication Services od A po Z

3) Upravte nastavení v Exchange Online

Doporučuji na úrovni celého tenantu vypnout podporu Client SMTP AUTH


# Globálně zakázat Basic SMTP AUTH
Set-TransportConfig -SmtpClientAuthenticationDisabled $true

Následně pal Client SMTP Auth povolit jen pro vybrané schránky.

(Pozn.: nastavujte podle aktuálního stavu používání; Basic bude i tak vypnut Microsoftem globálně k 30. 4. 2026.)
(Oficiální kontext k odstavení základní autentizace a dopadům na protokoly viz dokumentace.)

# ZAKÁZAT Basic SMTP AUTH na vybraném mailboxu
Set-CASMailbox user@domena.cz -SmtpClientAuthenticationDisabled $true


# POVOLIT Basic SMTP AUTH na vybraném mailboxu
Set-CASMailbox user@domena.cz -SmtpClientAuthenticationDisabled $false

4) Firmware & kompatibilita zařízení

U MFD/tiskáren ověřte podporu OAuth/XOAUTH2; u mnoha výrobců je dostupná přes aktualizaci firmware nebo doplňkové moduly.
Pokud zařízení OAuth nepodporuje a není reálný upgrade, zvažte HVE, ACS Email nebo on‑prem relay výše nebo služby třetích stran

Doporučení Pokud je to možné, doporučuji přejít na Azure Communication Services

5) Testujte a sledujte chyby

Po úpravách sledujte výskyt „550 5.7.30 Basic authentication is not supported for Client Submission“ — je to jasný signál, že klient stále zkouší Basic.

Nejčastější otázky (FAQ)

Bude ještě možné dočasně „zapnout“ Basic?
Ne. Microsoft už neumožní znovu aktivovat Basic v Exchange Online (tato možnost skončila po 31. 12. 2022); na SMTP AUTH teď proběhne definitivní vypnutí v březen/duben 2026.

Co když mám aplikaci, která umí jen Basic a musí posílat externě?
Zvažte Azure Communication Services – Email nebo on‑prem relay; případně řešení třetích stran (s ohledem na bezpečnost a compliance).

Jak zjistím, kdo u nás ještě Basic používá?
Využijte EAC report s „Authentication Protocol“ a/nebo Historical Search v PowerShellu (viz výše).

Další kontext a doporučené postupy (navíc k oficiálnímu oznámení)

Conditional Access + MFA: přechod na OAuth umožní u SMTP scénářů uplatnit zásady CA a MFA (typicky přes „application permissions“ a tok klientského přístupového tokenu). To výrazně snižuje riziko útoků na uložené heslo v zařízení.
Endpointy: po dokončení změny přestanou požadavky na Basic ověření fungovat na smtp.office365.com i na smtp-legacy.office365.com. Plánujte aktualizaci konfigurací, dokumentace a runbooků.
HVE roadmapa: pokud posíláte velké objemy interní pošty (notifikace, IoT, tiskárny), HVE dává smysl — pamatujte ale, že je jen pro interní adresáty a Basic v HVE má rozšířenou podporu do 09/2028; přesto doporučuji plánovat přechod na OAuth co nejdříve.
High Volume Email: Continued support for Basic Authentication & other important updates | Microsoft Community Hub

Další relevantní zdroje

Microsoft Community Hub (Exchange Team):
Exchange Online to retire Basic auth for Client Submission (SMTP AUTH) — harmonogram, EAC report, alternativy (OAuth, ACS, HVE).

Microsoft Community Hub (Exchange Team):
High Volume Email: Continued support for Basic Authentication & other important updates — GA cíl březen 2026, Basic v HVE podporován do 09/2028.

Microsoft Learn:
Deprecation of Basic authentication in Exchange Online — pozadí, dopady, zásady a best practices.

Exchange Online In-Place Archiv nearchivuje

Miroslav Šraga — Fri, 14 Nov 2025 15:18:16 +0000

V posledních dnech jsem narazil na několik na sobě nezávislých problémů, které se týkaly archivace e-mailů v Exchange Online. Když budu konkrétnější, tak jsem řešil, proč Archiv úplně nearchivuje. V tomto článku se tedy zaměřím na věci kolem In-Place Archive.

Na hraně kapacit - kdy potřebujete archiv?

Nejprve si pojďme říci něco o kapacitách v rámci předplatného, které Exchange Online.

Exchange Online nabízí dvě hlavní varianty licencí – Plan 1 a Plan 2. Obě poskytují profesionální e-mailové služby, ale liší se zejména ve velikosti schránky, možnostmi archivace a pokročilých funkcích.

Základní velikost primární schránky

Exchange Online Plan 1
- Velikost primární schránky: 50 GB
- Po dosažení limitu nelze přijímat nové zprávy, dokud se neuvolní místo nebo neaktivuje archiv.
Exchange Online Plan 2
- Velikost primární schránky: 100 GB
- Vhodné pro uživatele s vysokým objemem e-mailů nebo dlouhodobou archivací.

Archivace e-mailů = In-Place Archive

Archivace je klíčová pro dlouhodobé uchování e-mailů bez nutnosti jejich mazání, když je vyčerpána kapacita primární schránky.

Plan 1
- Archiv je dostupný, ale musí se ručně aktivovat (není zapnutý defaultně).
- Velikost archivu: 50 GB (bez auto-expanding).
Plan 2
- Archiv je součástí licence.
- Velikost archivu: neomezená díky funkci Auto-Expanding Archive (po dosažení 100 GB se automaticky přidává další prostor).
- Podmínky: Auto-expanding je dostupný pouze pro cloudové archivy, ne pro on-prem.

Přehledová tabulka:

Funkce	Plan 1	Plan 2
Primární schránka	50 GB	100 GB
Archivace	Volitelný doplněk	Součást licence
Velikost archivu	50 GB	Neomezená (Auto-Expanding)
MRM politiky	Ano	Ano
Litigation Hold	Ne	Ano
In-Place Hold	Ne	Ano

Jak aktivovat archiv

Exchange Online Archiv lze aktivovat dvěma způsoby (mimo jiné).

Aktivace pomocí Exchange Admin Centra (EAC)

Přihlaste se do EAC (https://admin.exchange.microsoft.com)
Recipient → Mailboxes
Vyberte schránku, pro kterou chcete aktivovat archiv
V pravé části se zobrazí detail schránky – klikněte na záložku „Others/Ostatní“
Archiv aktivujte pomocí „Manage mailbox archive“

Aktivace pomocí Exchange Online Powershell

# Připojení k Exchange Online Powershell
Connect-ExchangeOnline

# Aktivace Archivu
Enable-Mailbox jan.novak@365lab.cz -Identity -Archive

# Deaktivace Archivu
Disable-Mailbox jan.novak@365lab.cz -Identity -Archive

Jak archivace funguje

Exchange Server a Exchange Online obsahují několik asistentů (úlohy na pozadí), které provádějí automatizované zpracování dat poštovní schránky. Nás bude zajímat Managed Folder Assistant (MFA).

Pozor V tomto článku a v souvislosti s archivací se používá zkratka MFA. Nejedná se v tomto přípdadě o více-faktorové ověření, ale o Managed Folder Assistant.

Managed Folder Assistant (MFA) je systémový proces v Exchange Serveru a Exchange Online, který automaticky aplikuje retenční politiky na položky v poštovních schránkách. Je klíčový pro správu životního cyklu e-mailů, včetně jejich přesunu do archivní schránky.

Co MFA dělá

Vyhodnocuje retenční politiky (Exchange MRM i Microsoft 365) a aplikuje je na položky.
Označuje zprávy metadaty, která určují datum vypršení retenční lhůty.
Provádí akce definované v retenčních značkách:
- Smazání (trvale nebo s možností obnovy)
- Přesun do archivu (In-Place Archive).

Práce s archivací

Pokud je v politice definována značka (retention tag) „Move to Archive“, MFA po dosažení stáří položky, přesune zprávu z primární schránky do archivu.
Archivace pomáhá udržet primární schránku přehlednou a zároveň uchovat starší e-maily pro vyhledávání.
MFA zajišťuje, že položky označené pro archivaci se přesunou automaticky, bez zásahu uživatele.

Jak MFA pracuje: MFA Běží na základě work cycle modelu – v Exchange Online obvykle zpracuje každou schránku alespoň jednou týdně.

Podmínky pro zpracování

Schránka musí mít přiřazenou retenční politiku.
Musí obsahovat alespoň 10 MB dat (indikace aktivního používání).
MFA kombinuje značky z Exchange MRM politik a Microsoft 365 retenčních politik (v cloudu).

Řešení problémů s archivací

Aby byla automatická archivace funkční, musí mít schránka přidělenou tzv. retenční politiku. Tato politika musí obsahovat akci (tag) „MoveToArchive“

V případě, že zprávy nejsou přesovány do archivu tak jako první je potřeba zkontrolovat, zda-li má schránka přidělenou retenční politiku. Výchozí retenční politika je „Default MRM Policy“ a výchozí hodnota je 730 dní. To znamená, že zprávy, které jsou starší než 2 roky by měly být automaticky přesouvány do Online Archivu.

# Zjištění přidělené retenřní politiky pro danou schránu
Get-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" | FL RetentionPolicy

# Výstup:
RetentionPolicy : Default MRM Policy

V rámci přidělené retenční politiky je potřeba se podívat zda obsahuje tag „MoveToArchive“

# Seznam všech retenčních politik
Get-RetentionPolicy

# Je potřeba zkontrolovat RetentionPolicyTagLinks
Get-RetentionPolicy -Identity "Default MRM Policy" | FL *

# Zobrazí seznam všech tagů v rámci retention policy
$policy = Get-RetentionPolicy -Identity "Default MRM Policy"
$policy.RetentionPolicyTagLinks

# viz výše, ale jiný pohled na data
$tags = (Get-RetentionPolicy -Identity "Default MRM Policy").RetentionTags
$tags | ForEach-Object { Get-RetentionPolicyTag -Identity $_ | FL Name,Type,RetentionAction,AgeLimitForRetention,RetentionEnabled }

Obráceně lze ještě ověřit, ve kterých retenčních politikách je retention tag „MoveToArchive“

Get-RetentionPolicyTag | Where-Object {$_.Type -eq "All" -and $_.RetentionAction -eq "MoveToArchive"} | FL Name,AgeLimitForRetention,RetentionEnabled

# Výstup
Name                 : Default 2 year move to archive
AgeLimitForRetention : 730.00:00:00
RetentionEnabled     : True

Pokud jsou retenční politiky nastaveny správně, je potřeba zkontrolovat, zda-li se In-Place Archiv správně vytvořil.

# Informace o Archive mailboxu
Get-MailboxStatistics -Identity "jan.novak@365lab.cz" -Archive
Get-MailboxStatistics -Identity "jan.novak@365lab.cz" -Archive | FL DisplayName,TotalItemSize,ItemCount,LastLogonTime,Database,ServerName

Pokud je vše správně:

DisplayName – odpovídá tomu, co je vidě v EAC a obsahuje In-Place (nebo vlastní název, která jste zvolili)
TotalItemSize – velikost schránky archivu
ItemCount – počet objektů v archivu je větší jak 0
Database a ServerName musí obsahovat data navázaná na Exchange Online

# Vrací základni informace o archivu
Get-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" | FL ArchiveDatabase,ArchiveStatus,ArchiveState

# Výstup
ArchiveDatabase : EURP189DG124-db376
ArchiveStatus   : Active
ArchiveState    : Local

Pokud je vše správně:

ArchiveDatabase – musí odpovídat údajům Exchange Online, typicky EUR*****
ArchiveStatus
- Active – archiv je aktivní
- None – archiv není aktivní
ArchiveState
- Local – lokální v Exchange Online
- HostedPending – Hybrid deployment – stav před tím, než proběhne directory synchronisation
- HostedProvisioned – Hybrid deployment – stav po té, co proběhla synchronizace
- None – archiv není aktivní

Pokud i zde je všechno v pořádku, může být problém ještě v tom, že na schránce je aktivní hold (RetentionHold, LitigationHold).

# Kontrola, zda je na schránce aktivní Hold
Get-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" | FL RetentionHoldEnabled,LitigationHoldEnabled

RetentionHoldEnabled  : True
LitigationHoldEnabled : False

Ve výše uvedeném příkladu je vidět, že RetentionHoldEnabled je nastaveno na hodnotu True. To je špatně, protože, aby mohl správně fungovat Managed Folder Assistant, nesmí být na schránce aktivní hold.

Toto je záměr Microsoftu: Blokování uchovávání dat (Hold) pozastaví všechny akce MRM (včetně akce MoveToArchive), aby položky nebyly během zvláštních okolností (např. dovolená, právní důvody) odstraněny ani přesunuty.

# Vypnutí  Retention Hold
Set-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" -RetentionHoldEnabled:$false

# Vypnutí  Litigation Hold
Set-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" -LitigationHoldEnabled:$false

# Kontrola, zda je na schránce aktivní Hold
Get-Mailbox -Identity "jan.novak@365lab.cz" | FL RetentionHoldEnabled,LitigationHoldEnabled

# Výstup - zde je vše v pořádku
RetentionHoldEnabled  : False
LitigationHoldEnabled : False

Urychlení zpracování MRM

Po té, co je tedy vypnutý hold, je možné vynutit zpracování MFA pomocí powerhsell příkazu:

# Urychlení procesu MFA (managed Folder Assistant)
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "jan.novak@365lab.cz"

# Kontrola, zda data do archivu přibývají
Get-MailboxStatistics -Identity "jan.novak@365lab.cz" -Archive | FL DisplayName,TotalItemSize,ItemCount,LastLogonTime,Database,ServerName

Microsoft Outlook – změna výchozího fontu

Miroslav Šraga — Sun, 23 Feb 2025 20:18:01 +0000

Jak změnit výchozí font v Outlooku? A jak jej změnit pomocí Microsoft Intune? Jeden by řekl, že na tom nebude nic složitého, bohužel, jak už to u Microsoft bývá, standardní řešení bývají jednoduchá, nestandardní bývají složitá. Je potřeba si uvědomit, že záleží na tom, o jakém Outlooku se bavíme, zda o Novém Outlooku nebo Outlooku na webu, či Outlooku Classic, tedy staré dobré desktopové verzi. Pro každou platformu totiž platí jiný postup.

Outlook New a Outlook pro web

Začněmě tím jednodušším – Outlook pro web a Outlook New se nastavují jednodně. To je ta dobrá zpráva. Horší je, že přes Group Policy ani přes Intune toto nastavit nelze. Proč? Protože se jedná o nastavení na úrovni Microsoft Exchange Online, nikoliv nastavení koncového zařízení. A aby toho nebylo málo, jedná se o nastavení „per user“. Co k tomu tedy bude potřeba? Exchange Online Powershell. Skript pro Microsoft Graph API po ruce nemám.

1. Připojte se do Exchange Online pomoc PowerShellu

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@vasedomena.com

2. Po úspěšném připojení si můžete vypsat seznam mailboxů

Get-Mailbox

# V pripade, ze mate prostredi s velkym mnozstvim schranek a nechcete vystup limitovat
Get-Mailbox -ResultSize unlimited

3. Pro zobrazení aktuálního nastavení konkrétního uživatele, použijte následující příkaz

Get-MailboxMessageConfiguration -Identity anna

Ve výstupu se zaměřte na následující parametry:

DefaultFontName                        : Calibri
DefaultFontSize                        : 3
DefaultFontColor                       : #000000
DefaultFontFlags                       : Normal

4. Změna nastavení fontu a velikosti

Pokud potřebujete u schránky změnit font, řekněme na Arial a velikost na 11, použijte následující příkaz:

Set-MailboxMessageConfiguration -Identity anna -DefaultFontName "Arial" -DefaultFontSize "11"

5. změna u všech schránek

Změnu výchozího fontu lze samozřejmě změnit pro všechny schránky – pomocí jednoho příkazu:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Set-MailboxMessageConfiguration -DefaultFontName "Arial" -DefaultFontSize "11"

Výše uvedený příkaz má i nevýhody. Není aplikován pro nově vytvořené schránky. Aby bylo možné automaticky nastavit výchozí font a jeho velikost i pro nové schránky, doporuřuji použít naplánovanou úlohu nebo použít můj oblíbený Azure Automation Account.

Outlook (Classic) Desktop

Zde situace není vůbec jednoduchá. Nastavení v podobě jednoduché Group Policy nebo Intune politiky neexistuje. Ale není všem dnům konec, změny výchozího fontu lze docílit i v desktopovém Outlooku.

Jak to funguje. Outlook si ukládá nastavení výchozích fontů v registrech, a to konkrétně zde:

HKEY_Current_User\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings

Hodnoty v registru pak vypadaní takto:

Jak je z obrázku patrné, nastavení fontu přes editor registru asi nebude úplně komfortní. Lze to, ale asi bych to nikomu nepřál. Můj doporučený postup tedy je:

1. Na jakékoliv klientské stanici otevřít Outlook Desktop a jít do nastavení výchozích fontů:

File > Options > Mail > Stationary and Fonts
Soubor > Možnosti > Pošta > Šablony e-mailů a písma

Nastavte požadnované písmo a jeho velikost pro Nové zprávy a také pro odpovědi a nastavení uložte.

Zavřete Outlook.

Otevřete Editor registru (regedit.exe) a najděte již výše zmíněný klíč:

HKEY_Current_User\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings

Dvojklikem na některou z hodnotu můžete pro jistotu zkontrolovat, zda-li se fotn a jeho velikost v konfiguraci skutečně vyskytuje.

Pokud je vše v pořádku, klikněte pravým tlačítkem na klíč „MailSettins“ a zvolte možnost „Export„

Dobrá. Máme soubor registru s nastavením, které bychm rádi doručili na „všechny“ nebo „vybrané“ stanice. Vyjma případu, kdy by bylo možné registri importovat ručně, nabízí se možnost použití Group Policy nebo Microsoft Intune.

Změna výchozího fontu v Outlooku | Group Policy

Pro snadnou distribuci nastavení pomocí Group Policy, musíte převést soubor .REG na soubor .XML. To lze provést stažením powershell skriptu od 4sysops zde. Pro spuštění skriptu zadejte správné cesty:

.\RegToXML.ps1 c:\path\input.reg c:\path\output.xml

Nyní tento výstupní XML soubor, zkopírujte soubor do počítače, který používáte ke správě Group Policy.

Otevřete Group Policy editor, vytvořte novou zásadu a přejděte do:

User Configuration > Preferences > Windows Settings > Registry

Do místa pro vložení textu vložte obsah XML souboru

Nalinkujte zásadu na správnou OU a zajistěte, aby se politika aplikovala na koncová zaříézení.

Změna výchozího fontu v Outlooku | Intune

Vzhledem k tomu, že se jedná o úpravu uživatelského registru (HKCU – HKEY_CURRENT_USER), musíme na problém jít trochu od lesa, protože klasický powershell skript nám v tomto případě moc nepomůže. Takže co budeme potřebovat:

Stáhněte si balíček IntuneWin32 Content Prep Tool
Vyexportuje si z registru klíč MailSettings před úpravou a uložte si jej jako originalfont.reg
Proveďte úpravu výchozích fontů, tak jak je popsáno na začátku skriptu a exportuje si z registru klíč MailSettings po úpravě a uložte si jej jako originalfont.reg
Vytvořte si následující složky (můžete libovolně, toto je můj setup):

C:\Tools\IntuneWinAppUtil

C:\Tools\IntuneWinAppUtil\InREG
C:\Tools\IntuneWinAppUtil\Out

Soubor IntuneWinAppUtil.exe si uložte do složky „C:\Tools\IntuneWinAppUtil\„

Dále vytvořte 2 spustitelné soubory:

C:\Tools\IntuneWinAppUtil\InREG\outlookfont.cmd s obsahem:

reg import .\outlookfont.reg

C:\Tools\IntuneWinAppUtil\InREG\originalfont.cmd s obsahem:

reg import .\originalfont.reg

Exportované soubory registru (originalfont.reg a outlookfont.reg) nakopírujte také do složky „C:\Tools\IntuneWinAppUtil\InREG„

Obsah adresáře bude vypadat takto:

Spusťte příkazový řádek (cmd.exe) a zadejte tyto příkazy:

# Prejit do slozky s IntuneWin
cd C:\Tools\IntuneWinAppUtil\

# Spustit IntuneWinAppUtil
.\IntuneWinAppUtil.exe

# Specifikujte zdrojovou slozku
Please specify the source folder: C:\Tools\IntuneWinAppUtil\InREG

# Specifikjte soubor, ktery spusti instalaci
Please specify the setup file: outlookfont.cmd

# Specifikujte vystupni slozku
Please specify the output folder: C:\Tools\IntuneWinAppUtil\Out

# Slozku katalogu nespecifikujte
Do you want to specify catalog folder (Y/N)?n

Celý proces bude vypadat takto:

Ve složce „C:\Tools\IntuneWinAppUtil\Out“ najdete nový soubor „outlookfont.intunewin„.

Přejtedě to Microsoft Intune Admin Centra

Zařízení > Aplikace > Windows > Přidat > Aplikace pro Windows (Win32)

Klikěte na „Vybrat soubor balíčku aplikace“ a v pravé části obrazovky klikněte na ikonu „složky“ a vyberte soubor ze složky Out (outlookfont.intunewin)

V sekci „Informace o aplikaci“ zadejte minimálně povinné údaje

Název
Popis
Vydavatel

A klikněte na tlačítko „Další„

V sekci „Program“ zadejte

Příkaz pro instalaci: „outlookfont.cmd“
Příkaz pro odinstalaci: „originalfont.cmd“
Chování při instalaci: Uživatel

Zbytek údajů vyplňte dle potřeby a klikněte na tlačítko „Další„

V sekci „Poždavky“ je potřeba vypořádat se alespoň s povynnými údaji

Architektura operačního systému: vybere obě
Minimální operační systém: zvolte podle toho, co ve firmě používáte

Klikněte na tlačítko „Další„

Pravidla detekce slouží k tomu, aby Intune poznal, zda-li je aplikace v systému nainstalovaná či nikoliv. Pravidlo detekce je povinným údajem, proto se s ním musíme nějak vypořádat.

Formát pravidel: Ručně nakonfigurovat pravidla zjišťování
Klikněte na „+ Přidat„
Typ pravidla: Registr
Cesta ke klíči: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\MailSettings
Název hodnoty: ComposeFontSimple

A teď máte 2 možnosti.

1. Metoda zjišťování: Hodnota existuje – tímto jsem začal a má to své neduhy, protože tato hodnota existuje od začátku, pokud je Outlook Desktop (Classic) v počítači již nainstalovaný. Takže k vyhodnocení dojde tak či tak a instalace nemusí proběhnout

2. Metoda zjišťování: Porovnání řetězců

Operátor: Je rovno
Hodnota:

hex:3c,00,00,00,1f,00,00,f8,00,00,00,40,dc,00,00,00,00,00,\   00,00,00,00,00,00,00,22,41,72,69,61,6c,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,\   00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00,00

Výše uvedená hodnota je z nového nastavení a již obsahuje font Arial o velikosti 11 (původní font je Aptos)

Sekce „Nahrazování“ a „Závoslosti“ v tomto případě můžete přeskočit a věnujte pozornost sekci „Přiřazení“.

Doporučuji zacílit na skuponu zabezpečení. Já cílím na skupiny vždy. Volby pro „Všechna zařízení“ či „Všichni uživatelé“ nikdy nepoužítám.

Zvolte skupinu dle potřeby a pokračujte tlačítkem „Další“ na rekapitulaci a aplikaci vytvořte.

Po uložení nastavení nějakou chvíli trvá, než se aplikace na zařízení nainstaluje. Každopádně po úspěšné instalaci se uživateli v Outlooku zobrazí požadovaný font.

Tento postup je šitý horkou jehlou, předpokládám, že mohou nastat problémy s detekcí registru a tím pádem mohou vznikat chybné reporty v Intune Admin centru. Při testovální v labu jsem se setkal s chybovým hlášením „Aplikaci se nepovedlo detekovat, i když se její instalace úspěšně dokončila. (0x87D1041C)„. Pokud se s tímto také setkáte, neznamená to, že by se nastavení neaplikovalo, ale že detekční pravidla nejsou nastavena úplně správně. Věřím, že návod vás nasměroval a kosmetické vady si již doladíte.

Deaktivace automatického přechodu na Outlook New

Miroslav Šraga — Fri, 20 Dec 2024 14:02:14 +0000

Už jste o tom slyšeli? Microsoft automaticky přepne uživatele na nový Outlook v lednu 2025!

S výzvou, abyste vyzkoušeli nový Outlook jste se již určitě setkali. Možná jste jej v minulosti dokonce vyzkoušeli, ale pravděpodobně jste rychle přešli zpět na ten klasický.

Pokud je to tak, doporučuji na nový Outlook nezanevřít a zkusit to znovu, hodně věcí se posunulo, a podle mě je Microsoft na dobré cestě. Nicméně, pro ty IT správce, kteří si rvou vlasy, co to Microsoft zase vymyslel, tak mám postup, jak automatickému přechodu zabránit, aby vás uživatelé po 6. lednu 2025 neukamenovali. Vy, kteří si toto čtete v lednu, tak pravděpodobně právě prožíváte celkem hustý začátek nového roku. A dobře vám tak, máte takové články číst včas

Deaktivace pomocí Intune

Přejděde na adresu Microsoft Intune Admin Centra a dále navigujte do

Devices
Windows

Dále v sekci Windows pokračujte

3. Configuration
4. Create
5. New Policy

V novém okně na pravé straně zvolte následující

6. Platform: Windows 10 and later
7. Profile type: cettings catalok
8. Create

V novém okně postupujde následovně:

9. Zvolte název konfigurační politiky
10. Zadejte popis politiky (věřím, že všichni poctivě dokumentujete a zadáváte popisy tak,a by se v nich vyznali i vaši kolegové)
11. Pokračujte kliknutím na tlačítko „Next„

V následujícím okně to bude trochu složitější

12. Klikněte na odkaz „+ Add settings„
13. Do vyhledávacího pole zadejte tento text: Admin-Controlled Migration to New Outlook
14. Klikněte na tlačítko „Vyhledat„
15. V sekci Browse category klikněte na nalezený záznam „Microsoft Outlook 2016\Outlook Options\Other„
16. Zatrhněte volbu „Admin-Controlled Migration to New Outlook„
17. Zavřete nabídku s nastavením

18. Pokud chcete deaktivovat automatický přechod na nový Outlook, ponechte přepínač deaktivovaný. Pokud chcete povolit automatický přechod na nový Outlook, přepínač zapněte.

19. Pokračujte dál kliknutím na tlačítko „Next„

20. Pokud používáte Scope tags, tak je vyberte, jinak pokračujte dál kliknutím na tlačítko „Next„

V následujícím kroku je potřeba politiku zacílit. Samotné nastavení se aplikuje v kontextu uživatele.

20. Zvolte skupinu/skupiny na které chcete politiku cílit (kliknutím na tlačítko „Add groups„) případně zvolte možnost „All users“ nebo „All devices“. Doporučuji ale jakákoliv nastavení distribuovat řízene dle skupin zabezpečení.

21. Zatrhněte checkbox u těch skupin, na které cílíte

22. Volbu skupin(y) potvrďte tlačítkem „Select„. Okno se zavře.

23. Pokračujte dál kliknutím na tlačítko „Next„

V posledním kroku zkontrolujte, zda-li jsou všechna nastavení v pořádku. Opravu provedete kliknutím na tlačítko „Previous„

24. Konfigurační politiku vytvoříte kliknutím na tlačítko „Create„

Nově vytvořená politika se zobrazí mezi ostatními konfiguračními politikami. Aby byla politika na zařízení uplatněna, musí proběhnout synchronizace mezi koncovým zařízením a službou Microsoft Intune.

De/aktivace automatického přechodu pomocí registrů

# Deaktivace automatického přechodu

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\preferences]
"NewOutlookMigrationUserSetting"=dword:00000000

# Aktivace automatického přechodu

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\preferences]
"NewOutlookMigrationUserSetting"=dword:00000001

De/aktivace přepínače v Outlooku (Vyzkoušejte nový Outlook)

# Aktivace (zobrazení) přepínače "vyzkoušejte nový Outlook)"

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General]
"HideNewOutlookToggle"=dword:00000001

# Deaktivace (skrytí) přepínače "vyzkoušejte nový Outlook)"

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General]
"HideNewOutlookToggle"=dword:00000000

Zobrazit nebo skrýt tlačítko „Vyzkoušet nový Outlook“ lze také pomocí Microsof Intune. V settings catalogu je volba „Try the new Outlook„, jinak je postup stejný viz výše.

Jak zakázat re-instalaci Outlook na Nový Outlook

Windows 23H2 a vyšší mají novou aplikaci Outlook předinstalovanou pro všechny uživatele, protože do konce roku 2024 nahradí předinstalované aplikace Pošta a Kalendář.

V současné době neexistuje způsob, jak zablokovat instalaci nového Outlooku před jeho první instalací jako náhrady za aplikaci Pošta a kalendář. Pokud nechcete, aby se nový Outlook zobrazoval na zařízeních vaší organizace, můžete jej po instalaci v rámci aktualizace odebrat.

Chcete-li odebrat balíček aplikace, použijte příkaz Remove-AppxProvisionedPackage s hodnotou parametru PackageName Microsoft.OutlookForWindows. Po odebrání, aktualizace systému Windows znovu nenainstalují nový Outlook.

Pokud preferuejte PowerShell, použijte následující příkaz:

Remove-AppxProvisionedPackage -AllUsers -Online -PackageName (Get-AppxPackage Microsoft.OutlookForWindows).PackageFullName

Dále ještě odeberete následující záznam registru:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\WindowsUpdate\Orchestrator\UScheduler_Oobe\OutlookUpdate

U zařízení s Windows 11 verze 23H2 (s nainstalovaným 2024 Non-Security Preview releasenebo pozdějším cumulative update) není nutné hodnotu registru odstraňovat.

V případě uživatelských instalací, například pokud uživatelé použili přepínač k instalaci nového Outlooku pro Windows, použijte Remove-AppxPackage. Rutiny AppxPackage se používají pro správu aplikací pro současné uživatele, zatímco rutiny AppxProvisionedPackage se používají pro správu výchozích aplikací pro současné i budoucí uživatele systému.

Tento PowerShell použijte k odebrání nového Outlooku pro všechny uživatele:

Remove-AppxPackage -AllUsers -Package (Get-AppxPackage Microsoft.OutlookForWindows).PackageFullName

TIP Chcete-li ověřit, zda je aplikace nainstalována, zkontrolujte, zda se složka protokolů nachází pod: %localappdata%\Microsoft\Olk\logs. V některých případech uživatelé nemusí mít aplikaci nainstalovanou, ale mohou vidět připnutou/zástupnou ikonu v nabídce Start.

Nová aplikace Outlook se nainstaluje, když ji uživatelé aktivují. Připnuté aplikace v nabídce Start můžete spravovat podle pokynů v článku „Přizpůsobení rozvržení Start – Konfigurace systému Windows„.

Uživatelé také mohou vidět novou aplikaci Outlook v části Start „Doporučeno (Win11) nebo Navrhováno (Win10)“ na svých zařízeních.

Deaktivace automatického přechodu pomocí Group Policy

Zabránit automatickému přechodu na Nový Outlook lze také pomocí Group Policy (GPO). Pokud nemáte stažené poslední verze gpo, můžete se vydat cestou úpravy registrů pomocí GPO, já však doporučuji stáhnout poslední verzi šablon pro správu prostřednitvím Microsoft Download Centra.

Další postup se již neliší od běžných Group policy, na které jste zvyklý a zároveň je schéma velmi podobné tomu, co jsme si ukázali na začátku článku, kde jsme definovali politiku pomocí Microsoft Intune. Nastavení politiky se skrývá zde:

User Configuration – Policies – Administrative Templates: Policy definitions – Microsoft Outlook 2016 – Outlook Options – Other – Manage user settings for new Outlook automatic migration

Hodnnoty, které můžete zadat:

0 – Politika není nakonfigurována (výchozí) a automatický přechod není řízen politikou (Group policy)

1 – Automatický přechod na nový Outlook je povolený

2 – Automatický přechod na nový Outlook je zakázaný

Co ještě lze, tak zakázat migraci z pozice IT správce. Nastavení, které toto řídí je „Admin-Controlled Migration to new Outlook„

Dále lze pomocí GPO uživatelům vypnout možnost použít přepínač „Vyzkoušejte nový outlook“. Nastavení, které toto řídí je „Hide the Try the new Outlook toggle in Outlook„

Upozornění Microsoft v dokumentaci možnost deaktivace automatického přechdou pomocí GPO neuvádí. Vše řádně otestujte před zavedením tohoto nastavení do produkce.

Cloud Policy

Tuto zásadu můžete také nastavit také pomocí Cloudových zásad (Cloud Policy) z centra pro správu aplikací Microsoft 365. Další informace o zásadách cloudu najdete v tématu Přehled služby zásad cloudu pro Microsoft 365.

Protože s tímto režimem se u klientů moc nesetkávám, nebudu se mu více věnovat.

Hybridní scénáře

To nejlepší na konec.

Nový Outlook není podporován v on-premises prostředí. Pokud tedy máte hybridní prostředí s Microsoft 365 i lokálními uživateli, měli byste automatický přechod cílit pouze na uživatele Microsoft 365. Nový Outlook také není dostupný v izolovaných a dedikovaných cloudech, proto nepovolujte zásady pro tato prostředí.

Hromadné vygenerování CNAME záznamů pro DKIM

Miroslav Šraga — Sat, 31 Aug 2024 13:55:19 +0000

V rámci nasazování cloudových služeb se setkávám s potřebou hromadně vygenerovat CNAME záznamy pro DKIM. Tohoto lze poměrně jednoduše dosáhnout pomocí Exchange Online PowerShellu

# pripojeni k Exchange Online PowerShell
Connect-ExchangeOnline

# nacteni domen
$domains = Get-AcceptedDomain

# vypis domen
$domains

# vytvoreni DKIM CNAME zaznamu pro vsechny domeny
foreach ($domain in $domains) {
    $domainName = $domain.DomainName
    New-DkimSigningConfig -DomainName $domainName -Enabled $true
}

# zobrazeni vsech DKIM CNAME zaznamu
foreach ($domain in $domains) {
    $dkimConfig = Get-DkimSigningConfig -Identity $domain.DomainName
    Write-Output "Domain: $($domain.DomainName)"
    Write-Output "Selector1 CNAME: $($dkimConfig.Selector1CNAME)"
    Write-Output "Selector2 CNAME: $($dkimConfig.Selector2CNAME)"
    Write-Output ""
}

Výstup z obrazovky stačí zkopírovat a zaslat správci domén, aby správně nastavil selector1 a selector2 na jednotlivých doménách a následně DKIM aktivovat.

Microsoft AI Syntex: Váš inteligentní asistent pro správu obsahu

Miroslav Šraga — Sun, 18 Feb 2024 12:23:03 +0000

Microsoft Syntex je cloudová služba, která využívá umělou inteligenci (AI) k automatizaci zpracování obsahu a extrakci znalostí. Pomáhá transformovat obsah do strukturovaných dat, která lze snadno vyhledávat, analyzovat a opakovaně používat. Služba Microsoft Syntex nabízí celou způsobů využití pro zlepšení správy obsahu v podniku.

Nabízí inteligentní zpracování dokumentů využívá umělou inteligenci (AI) a pokročilé strojové učení k automatickému a promyšlenému hledání, organizování a klasifikaci dokumentů ve vašich knihovnách SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive for Business a Exchange.

Jak Microsoft AI Syntex pomáhá firmám?

Microsoft Syntex umožňuje vytvářet moderní šablony na základě nejčastěji používaných obchodních dokumentů a tyto šablony pak využívat k automatickému generování nových dokumentů pomocí seznamů v rámci Microsoft SharePoint nebo uživatelských vstupů jako zdroje dat. Tímto způsobem může Syntex pomoci firmám zefektivnit jejich procesy a zvýšit produktivitu.

Výhody Microsoft AI Syntex

Hlavní výhody Microsoft AI Syntex zahrnují:

1. Pochopení a shromažďování obsahu: Díky funkcím tagování (štítkování), shrnutí, překladu a možnostem automatického sestavování může Syntex pomoci firmám efektivněji spravovat obsah.

2. Vyhledávání opětovné využívání obsahu: Vyhledávání s využitímn technologie AI, elektronický podpis a integrace do podnikových procesů na bázi umělé inteligence umožňují společnostem efektivněji vyhledávat a opakovaně používat jejich obsah.

3. Analýza a ochrana obsahu: Obsah je po celou dobu svého životního cyklu chráněn a analyzován pomocí zabezpečení a dodržování předpisů, zálohování a obnovy a pokročilé správy obsahu s využitím AI.

4. Automatizace procesů souvisejících s obsahem: Syntex dokáže zachytit informace v obchodních dokumentech a přeměnit je na funkční znalosti vaší organizace, čímž automatizuje obsahové procesy a zvyšuje produktivitu.

5. Zlepšení přesnosti vyhledávání a řízení rizik v oblasti dodržování předpisů: Díky službám a funkcím umělé inteligence pro obsah můžete začlenit porozumění obsahu a jeho klasifikaci přímo do toku správy obsahu, zlepšit přesnost vyhledávání a řídit rizika shody s předpisy.

Souhrnně řečeno, Microsoft AI Syntex může společnostem pomoci zefektivnit procesy správy obsahu, zvýšit produktivitu a efektivněji řídit rizika (ne)shody s předpisy. Je to výkonný nástroj pro firmy všech velikostí.

Syntex nabízí 11 základních funkcí

Microsoft Syntex podporuje více než 300 různých typů obsahu a zahrnuje 11 funkcí. Jedná se o tyto funkce:

Vylepšení (obohacení) obsahu: Umělá inteligence bez nutnosti znalosti kódu (no-code), která vylepšuje váš obsah a pomáhá vám porozumět a strukturovat informace, čímž zjednodušuje vaše obchodní postupy.
Zpracování dokumentů: Pomůže vám porozumět informacím, označit je a zabezpečit, přičemž integruje umělou inteligenci ze služeb Microsoft Azure, AI Builder a dalších zdrojů společnosti Microsoft.
Sumarizace: Využívá umělou inteligenci k vytváření souhrnů obsahu, které na vyžádání destilují klíčové body.
Sestavování obsahu: Pomáhá uživatelům automaticky generovat dokumenty pomocí šablon a metadat.
Zpracování obrázků, zvuku a videa: Umožňuje uživatelům zpracovávat a označovat obrázky pomocí téměř 10 000 automaticky rozpoznaných objektů „out of box“ a extrahovat text z obrázků v aplikacích SharePoint a Exchange pomocí optického rozpoznávání znaků (OCR).
Propojení: Pomáhá uživatelům propojovat, objevovat a opakovaně používat obsah pomocí vyhledávání s umělou inteligencí.
Elektronický podpis: Jedním z nejrychleji rostoucích typů transakcí s obsahem je elektronický podpis. Žádosti o elektronický podpis můžete odesílat pomocí aplikací Syntex, Adobe Acrobat Sign, DocuSign nebo některého z dalších partnerských řešení společnosti Microsoft pro elektronický podpis.
Vyhledávání: Staví na platformě Microsoft Search a poskytuje efektivní způsoby dotazování, tvarování a vyhledávání obsahu a dat obsažených v souborech.
Anotace: Můžete používat anotace – inkoust, poznámky, redigování, razítka a komentáře – k jakémukoli obsahu, aniž byste museli měnit původní soubory.
Zpracování pravidel obsahu: Syntex pro zpracování obsahu umožňuje vytvářet jednoduchá pravidla pro spuštění návazných akcí v posloupnosti úloh, jako je transakce, upozornění nebo pracovní postup (workflow).
Akcelerátory a šablony: Společnost Microsoft poskytuje řadu akcelerátorů aplikací pro běžné vzory a scénáře, s nimiž se organizace setkávají.

Další rozšířené funkce: Microsoft 365 Archive (Preview)

Další rozšířené funkce: Microsoft 365 Backup (Preview)

Microsoft 365 Archive je nákladově přijatelné řešení úložiště pro neaktivní nebo historická data v SharePointu. Vzhledem k tomu, že se data archivují v rámci prostředí Microsoftu, jsou také zachována pravidla pro zabezpečení obsahu, dodržování předpisů, vyhledávání a také metadata. Tato fuknce je zatím v tzv. Preview a momentálně ji testujeme.

Microsoft 365 Backup poskytuje moderní možnosti zálohování a obnovení pro SharePoint, Exchange Online a OneDrive pro firmy. Díky Microsoft 365 Backup vaše organizace ví, že se váš obsah bezpečně a efektivně zálohuje a dá se obnovit během několika hodin a ne měsíců. Tato fuknce je zatím v tzv. Preview a momentálně ji testujeme.

Cena Microsoft AI Syntex

Microsoft AI Syntex je k dispozici na bázi platby za použití prostřednictvím Azure předplatného. Fakturace je založena na celkovém počtu zpracovaných stránek, přičemž Microsoft účtuje 0,10 USD za stránku pro nestrukturované dokumenty a 0,01 USD za stránku pro předdefinované dokumenty.

Závěr

Microsoft AI Syntex je silným nástrojem pro správu obsahu, který může pomoci firmám zefektivnit jejich procesy a zvýšit produktivitu. Jeho výhody převažují nad jeho náklady, což ho činí atraktivním řešením pro firmy všech velikostí. Obrovskou výhodou je, že jej lze platit v rámci Azure předplatného a tedy zpětně podle toho, jak jej zrovna využíváte. A pokud si pořídíte předplatné od Microsoft partnera v rámci programu CSP, platíte zpětně na fakturu a to i v EURech nebo korunách bez nutnosti kamkoliv zadávat platební kartu.

Jak povolit specifický typ souboru v Exchange Online (novém Outlooku)

Miroslav Šraga — Thu, 08 Feb 2024 11:42:51 +0000

Setkal jsem se s problémem, že v novém Outlooku a stejně tak v OWA (Outlook Web Access) nelze otevřít specifický typ souboru. V tomto případě byl blokovaný soubor s příponou XML. Vzhledem k tomu, že spousta firem přijímá výpisy z banky právě e-mailem formou přílohy XML, je toto pro uživatele značnou komplikací.

Řešení, které doporučuje Microsoft

Microsoft má doporučení, použít soubor v jiném formátu, nebo přílohu komprimovat. S tímto se samozřejmě spokojit nechceme, takže na to půjdeme jinak.

Co budeme potřebovat? Exchange Online PowerShell modul (ExchangeOnlineManagement)

Upozornění Níže uvedená nastavení jsou platná pro celý tenatnt. Typy souborů povolujte pouze za předpokldadu, že víte, jaká rizika s tímto mohou být spojena.

Zjištění, zda je soubor typu .xml blokován

Get-OwaMailboxPolicy | Select-Object -ExpandProperty BlockedFileTypes

Zjištění, zda je MIME type pro XML blokován (text/xml)

Get-OwaMailboxPolicy | Select-Object -ExpandProperty BlockedMimeTypes

Povolení souboru s příponou .xml

Get-OwaMailboxPolicy | Set-OwaMailboxPolicy -BlockedFileTypes @{Remove = ".xml"}
Get-OwaMailboxPolicy | Set-OwaMailboxPolicy -AllowedFileTypes @{Add = ".xml"}

Povolení MIME type "text/xml" a "application/xml"

Get-OwaMailboxPolicy | Set-OwaMailboxPolicy -BlockedMimeTypes @{Remove = "text/xml", "application/xml"}
Get-OwaMailboxPolicy | Set-OwaMailboxPolicy –AllowedMimeTypes @{Add = "text/xml", "application/xml"}

Upozornění provedené změny se neprojeví hned. Je potřeba několik minut počkat, případně se uživatel odhlásí a znovu přihlásí.

Videonávod

Užitečné odkazy

Exchange Hybrid deployment: jak opravit duplikované mailboxy

Miroslav Šraga — Mon, 13 Feb 2023 11:19:21 +0000

Jeden náš významný zákazník se na nás obrátil s žádostí o pomoc. Provozuje Microsoft Office 365 v hybridním režimu s Microsoft Exchange 2016. U několika uživatelů se objevil problém, že interní pošta je doručována bez problémů, ale pošta „z venku“ jim do schránky nechodí. Pošta není vidět ani v Outlooku, ani v Outlooku Online.

Po prověření situace jsme zjistili, že problém je v tom, že mailboxy uživatelů jsou založeny duplicitně v Exchange on-premises a zároveň v Office 365 (Exchange Online). Pošta, která byla zasílána z venku proto nebyla doručována do on-premises mailboxu, ale zůstávala v mailboxu, který byl v Exchange Online. Logicky pak uživatelé nemohli ve svém poštovním klientovi tyto zprávy najít.

Zdvojené poštovní schrány (duplicity mailboxů)

Pokud jsou poštovní schránky zakládány v cloudu, tak v rámci Microsoft 365 je logika, která zajišťuje, aby nevznikaly duplicitní mailboxy v Exchange Online a v Exchange on-premise. Asi si dokážete představit, jaký to je zmatek, když se zprávy z on-premise Exchange doručují zase jen do on-premisess Exchange a zprávy v rámci cloudu se doručují zase jen v rámci Exchange Online.

Pokud je ale poštovní schránka založena v Exchange on premises, je za synchronizaci atributů do služby Entra ID (Azure AD) odpovědný proces synchronizace Entra Connect (Azure AD Connect). Jedním z atributů, který se synchronizuje z on-premises do Azure AD je „ExchangeGUID„.

Tady je příklad, jak zjistit ExchangeGUID mailboxu v on-premise Exchange:

Get-Recipient jan.xxxxx| fl name,recipienttype,exchangeGuid

Name          : Jan Xxxx
RecipientType : UserMailbox
ExchangeGuid  : 6ec2eb5f-4a92-4f27-xxxx-27c168c1a28f

Když AAD Connect dokončí synchronizační cyklus, lze to ověřit na objektu poštovního uživatele v Exchange Online, kde by mělo být stejné ExchanegGUID. Každá poštovní schránka v on premise by měla být reprezentována objektem poštovního uživatele v online.

Get-Recipient jan.xxxxx| fl name,recipienttype,exchangeGuid


Name          : Jan Xxxxx
RecipientType : UserMailbox
ExchangeGuid  : da344687-715f-xxxx-880b-13b9da229c96

V tomto případě je ale vidět, že ExchangeGUID se liší, to znamená, že uživatel má schránku jak v Exchange on premise tak v Exchange Online. Toto lze ověřit také přes ECP.

Exchange Online:

Exchange on premises:

Věděli jste že účet v Active Directory můžete sloučit s existujícím účtem v Entra ID? Jak synchronizovat on-prem AD účty s existujícími účty v Entra ID

Náš zákazník má všechny schránky (z určitého důvodu) umístěny v Exchange on premise. Proto by v Enterprise ECP měla být u uživatele informace „mailbox type: Office 365“ a to není. Schránka tedy skutečně existuje na dvou místech.

Jak tuto situaci napravit? Jsou dvě metody

Smazat účet v Entra ID (Azure Active Directory)
Odebrat licenci Exchange Online

Obě metody mají svá pro a proti. V tomto případě jsme se rozhodli že půjdeme první cestou, tedy cestou smazání účtu v Entra ID (Azure Active Directory), ale tak, abychom minimalizovali případné škody.

Výhody tohoto postupu:

Smazání účtu je poměrně jednoduchý proces
Mailbox může být migrován z on-premise do cloudu a zpět hned, jakmile proběhne sychnoziace Azure AD Conenct
Exchange Online podporuje spojení mailboxů, takže uživatel nepřijde o zprávy. Zprávy z obou mailboxů by měly být zachovány

Je zde také pár potenciálních nevýhod tohoto řešení:

Jedná se o kompletní obnovu/reset cloudového účtu
Všechna oprávnění udělení tomuto účtu v rámci služby (vlastnictví webu v Sharepoint / OneDrive apod.) budou ztracena
Jakékoliv členství v cloudových distribučních seznamech bude ztraceno
Může dojít ke krátkému výpadku toku pošty u spravovaného účtu (z důvodu odstranění a znovu vytvoření objektu v Exchange Online)

Nejprve ověříme, že mailbox v Exchange Online existuje a shoduje se s účtem v on premise Exchange

Exchane Online Powershell:

Get-mailbox jan.xxxx

On-Premises Exchange PowerShell:

Get-mailbox jan.xxxx

V Microsoft 365 Admin centru ověříme, že je účet synchronizován z on-premises Active Directory

Tak, máme ověřeno, že se jedná o tentýž účet a že tento uživatel má mailbox v on-premises i v cloudu.

Abychom mohli zahájit nápravu, je třeba si na začátku zjistit a zapsat několik informací, hlavně ExchangeGUID mailboxu v Exchange Online:

Get-mailbox jan.xxxx | select-object ExchangeGUID

Je také dobré si uložit informace z parametru EmailAddresses na Exchange on-premises (viz dále problém 2 – chyba IMCEAEX)

Pomocí Entra ID (Azure Active Directory) PowerShell smažeme účet a odebereme z „koše“

Remove-MsolUser -UserPrincipalName jan.xxxxx@domena.cz -Force
Remove-MsolUser -UserPrincipalName jan.xxxxx@domena.cz -Force -RemoveFromRecycleBin

Výmaz si můžete ověřit pomocí powershell příkazu Get-MsolUser, kdy by uživatel neměl být nalezen mezi aktivními uživateli.

Příkaz by tedy měl vrátit chybu:

V Exchange Online si ověříme, že mailbox již neexistuje

Get-mailbox jan.xxxx

Mailbox by měl nyní být ve stavu „SoftDeleted„

Get-Mailbox jan.xxxx -SoftDeletedMailbox

Nyní jsme ve stavu, kdy vazba mezi účty v Online a v on premises byla „vyčištěna“. Nyní může proběhnout další kolo synchronizace Entra Connect (Azure Active Directory Connect). Objekt by měl být znovu načten z on-premises Active Directory (může to chvilku trvat – synchronizace probíhá každých 30 minut, jinak se dá aktuální nastavení zjistit pomocí příkazu „Get-ADSyncScheduler„)

Get-MsolUser -UserPrincipalName jan.xxxxx@domena.cz

Sloučení mailboxů

Pro sloučení schránek je potřeba, aby oba mailboxy byly přítomny v Exchange Online.

Pokud je tedy vše v pořádku, může být účet migrován z on-premise do Exchange Online. Toto není povinný krok, ale je vhodné toto provést v případě, kdy chceme propojit oba mailboxy.

Průběh migrace lze sledovat také přes powershell. Informaci o tom, že byla migrace dokončena tak získáte zpravidla dříve, než přes ECP rozhraní. Stačí použít příkaz:

Get-MigrationUserStatistics -Identity jan.xxxxx@domena.cz -IncludeReport | Format-List Status,Error,Report

Jakmile je migrace dokončena, v Exchange Online se objeví objekt (mailbox). Ve stavu „před sychnronizací“ mailbox neexistuje (viz obrázek níže)

Get-Mailbox jan.xxxx

Pro dokončení obnovy mailboxu (spojení mailboxů za účelem zachování e-mailových zpráv), bude potřeba znát ExchaneGUID migrovaného mailboxu.

Get-Mailbox jan.xxxx | Select-Object exchangeGUID

A také bude potřeba ExchangeGUID mailboxu, který je v režimu „SoftDeleted“ – toto GUID jsme si poznačili na začátku postupu.

V tuto chvíli přiřaďte uživateli zpět licenci Office 365 (aby měl zalicencovaný mailbox)

Pokud známe obě ID, můžeme zahájit proces spojení mailboxů:

New-MailboxRestoreRequest -SourceMailbox [ExchangeGUID které jsme si uložili] -TargetMailbox [ExchangeGUID mailboxu v Exchange Online] –AllowLegacyDNMismatch

Průběžně lze kontrolovat stav pomocí příkazu „get-mailboxRestoreRequest„, kdy sloupec status může obsahovat 3 stavy: Queued, InProgress a Completed nebo Failed

Upozornění Pokud příkaz skončí chybou, zkuste přidat parametr -TargetFolder „CilovaSlozka“ – zprávy ze Soft deleted mailboxu se obnoví do této složky. Pokud to nepomůže, podívejte se níže na řešení případných problémů.

Informace Pokud se Vám dlouho zobrazoval status „InProgress“ a nakonec restore zkočil „Failed“ – ověřte přímo v mailboxu, jestli zprávy náhodou nebyli obnoveny, setkal jsem se s případem, kdy takový restore skončil jako „Failed“, ale uživatel potvrdil, že zprávy má ve schránce jak z Office 365 tak s Exchange On-premise“

Pokud je vše v pořádku a příkaz doběhl do stavu Completed, máte téměř hotovo. Nyní již stačí jen provést migraci schránky zpět z Exchange Online do Exchange On-premises (pokud je to potřeba).

Řešení možných problémů

Problém #1: Příkaz New-MailboxRestoreRequest neustále končí chybou

Pokud zprávy ve schránce prostě nejsou, je třeba jít štěstí trochu naproti. S tímto problémem jsme se setkali a přímo jsme jej nevyřešili, ale našli jsme „obezličku“, která sice nemusí úplně všem vyhovovat, ale pro naše potřeby byla zcela dostačující.

E-maily obnovíme do sdíleného mailboxu, který vytvoříme příkazem:

$NameSharedMailbox = "jan_xxx_shared"

New-Mailbox -Shared -Name $NameSharedMailbox -DisplayName $NameSharedMailbox -Alias $NameSharedMailbox

Následně si do proměnné uložíme GUID tohoto mailboxu

$ShareMailboxGetGUID = Get-Mailbox -Identity $NameSharedMailbox

Provedeme restore Soft Deleted Mailboxu stejným způsobem, jako jsme se pokoušeli dříve, ale nyní restore provedeme do vytvořeného sdíleného mailboxu.

New-MailboxRestoreRequest -SourceMailbox  [ExchangeGUID které jsme si uložili]   -TargetMailbox $ShareMailboxGetGUID.PrimarySmtpAddress -AllowLegacyDNMismatch -Verbose

Obnova schránky by měla proběhnout bez problémů.

Nyní máte dvě možnosti
1) Připojit uživateli sdílený mailbox a zprávy přesunour ručně, nebo
2) Zkopírovat zprávy ze sdíleného mailboxu do mailboxu uživatele (do složky „Zaloha“)

Search-Mailbox jan_malat_shared@cspsd.cz  -TargetMailbox jan.xxxx@domena.cz -TargetFolder "Zaloha" -LogLevel Full

Problém #2: „Doručení těmto příjemcům nebo skupinám se nepodařilo“

Při pokusu o doručení zprávy příjemci v rámci domény se vrátí (ne)doručenka s chybou:

E-mailovou adresu, kterou jste zadali, se nepovedlo najít. Zkontrolujte si prosím e-mailovou adresu příjemce a zkuste zprávu poslat znovu. Pokud s tím budou dál problémy, kontaktujte prosím svého správce e-mailu. 

Diagnostické informace pro správce: Server pro generování: EXxxx.adds.xxxx.cz IMCEAEX-_o=XXXXXX_ou=Exchange+20Administrative+20Group+20+28FYDIBOHF23SPDLT+29_cn=Recipients_cn=7e7d3xxxxxxxxxxxxb702e7d69a663e-Jxxxxxxxx+20Xxxxxxxx@xxxxxxxx.cz Remote Server returned '550 5.1.11 RESOLVER.ADR.ExRecipNotFound; Recipient not found by Exchange Legacy encapsulated email address lookup'

Tato chyba se vyskytuje pouze v případě, kdy odesílatel zprávy použil aplikaci Microsoft Outlook a vybral adresáta z našeptávače. Zde je v cache uloženo tzv „LegacyExchangeDN„, které odkazuje na původní ID mailové schránky (slučovali jsme 2 schránky do jedné). Náprava je jednoduchá – do e-mailových adres u daného uživatele přidat (stávající nechat, nic neměnit) parametr X500, který bude obsahovat právě zmíněné původní LegacyExchangeDN (viz. informace z parametru EmailAddresses, které jste si uložili na začátku).

Více informací a postup je zpracován zde: https://support.microsoft.com/en-gb/help/2807779/imceaex-non-delivery-report-when-sending-emails-to-internal-users

Exchange – Miroslav Šraga

Nový Outlook: „Nelze přesouvat e‑maily mezi účty.“ Proč to nejde a jak to povolit (OWA mailbox policy)

Obsah

Co je to za problém a jak se projevuje

Proč to tak je (a co to řídí)

Co budeme potřebovat?

Rychlé povolení (globálně pro existující policy) – PowerShell

Doporučený postup: individuální policy + přiřazení jen vybraným uživatelům

Vytvoření nové OWA mailbox policy

Přiřazení policy konkrétnímu uživateli (individuálně)

Alternativa: vytvoření policy přes GUI (EAC)

Ověření a poznámky (propagace změn)

Kdy se změna projeví?

Exchange Online: Microsoft vypne Basic authentication pro Client Submission (SMTP AUTH)

Obsah

Co přesně se mění

Proč se to děje

Koho se změny dotknou?

Jak bude změna probíhat (harmonogram)

Co udělat teď: praktický plán v 5 krocích

1) Zmapujte používání Basic SMTP v tenantu

2) Zvolte adekvátní náhradu

3) Upravte nastavení v Exchange Online

4) Firmware & kompatibilita zařízení

5) Testujte a sledujte chyby

Nejčastější otázky (FAQ)

Další kontext a doporučené postupy (navíc k oficiálnímu oznámení)

Další relevantní zdroje

Exchange Online In-Place Archiv nearchivuje

Obsah

Na hraně kapacit - kdy potřebujete archiv?

Jak aktivovat archiv

Aktivace pomocí Exchange Admin Centra (EAC)

Aktivace pomocí Exchange Online Powershell

Jak archivace funguje

Co MFA dělá

Práce s archivací

Podmínky pro zpracování

Řešení problémů s archivací

Urychlení zpracování MRM

Microsoft Outlook – změna výchozího fontu

Obsah

Outlook New a Outlook pro web

Outlook (Classic) Desktop

Změna výchozího fontu v Outlooku | Group Policy

Změna výchozího fontu v Outlooku | Intune

Deaktivace automatického přechodu na Outlook New

Obsah

Deaktivace pomocí Intune

De/aktivace automatického přechodu pomocí registrů

De/aktivace přepínače v Outlooku (Vyzkoušejte nový Outlook)

Jak zakázat re-instalaci Outlook na Nový Outlook

Deaktivace automatického přechodu pomocí Group Policy

Cloud Policy

Hybridní scénáře

Hromadné vygenerování CNAME záznamů pro DKIM

Microsoft AI Syntex: Váš inteligentní asistent pro správu obsahu

Obsah

Jak Microsoft AI Syntex pomáhá firmám?

Výhody Microsoft AI Syntex

Syntex nabízí 11 základních funkcí

Další rozšířené funkce: Microsoft 365 Archive (Preview)

Další rozšířené funkce: Microsoft 365 Backup (Preview)

Cena Microsoft AI Syntex

Závěr

Jak povolit specifický typ souboru v Exchange Online (novém Outlooku)

Obsah

Řešení, které doporučuje Microsoft

Zjištění, zda je soubor typu .xml blokován

Zjištění, zda je MIME type pro XML blokován (text/xml)

Povolení souboru s příponou .xml

Povolení MIME type "text/xml" a "application/xml"

Videonávod

Užitečné odkazy

Exchange Hybrid deployment: jak opravit duplikované mailboxy

Obsah

Zdvojené poštovní schrány (duplicity mailboxů)

Sloučení mailboxů

Řešení možných problémů

Problém #1: Příkaz New-MailboxRestoreRequest neustále končí chybou

Co udělat teď: praktický plán v 5 krocích